[Zohreh Gholami]

بكارگيري فناوري اطلاعات (IT) در متدلوژي شش سيگما


واژه‌هاي كليدي
تكنولوژي اطلاعات ، شش سيگما ، كارايي ، بهروري و عوامل بحراني


چكيده
شش سيگما به عنوان يك رويكرد سيستماتيك تجاري مي تواند بهبود چشمگيري در سازمان ها ايجاد كند .در اين متدلوژي سعي بر كاهش انحراف فرايندها مي باشد كه اهداف اساسي آن را مي توان در مواردي نظير كاهش تغييرات ،كاهش عيوب، كاهش هزينه ها ، افزايش سهم بازار ،بالا بردن رضايت مشتريان و رشد سود نهائي خلاصه كرد.
از طرفي پيشرفت و انتشار روز افزون تكنولوژي اطلاعات و ارتباطات تاثيرات عميقي بر بسياري از سازمان ها داشته است .
امروزه به دلايل متعدد در IT سرمايه گذاري مي نمايند به طوركلي از IT براي ارتقاي فرايندهاي كاري ، كارايي ، اثربخشي و در نهايت بهروري استفاده مي شود پس مي توان با به كارگيري IT گام هاي اساسي در تسهيل پياده سازي شش سيگما در سازمان برداشت .
در اين مقاله برآنيم نقش فناوري اطلاعات را در متولوژي شش سيگما بعنوان يكي از مهم ترين مواردي كه به ايجاد زير ساختاري مطلوب كمك مي كند ،بررسي كنيم. در اين راستا نقش تكنولوژي اطلاعات در پياده سازي پروژه هاي شش سيگما مورد توجه قرار مي گيرد.همچنين به قابليت هاي اجرايي نرم افزار Microsoft Accelerator for 6Sigma  جهت هر كدام از نقش هاي تعريف شده در شش سيگما اشاره مي شود .


مقدمه
در شرايط اقتصاد امروزي كعه از جمله ويژگيهاي آن كمبود منابع ، افزايش رقابت و جهاني شدن مي باشد ، ارائه راه حلي كارا و سود بخش براي توليد كالاها و ارائه خدمات از اهميت ويژه اي برخوردار است . كالاها و خدمات امروزه بايد به گونه اي توليد شوند كه ضمن كاهش هزينه ها ، از كيفيت ( رقابتي ) بالايي برخوردار بوده تا بتوانند رضايت مشتريان را كسب كنند . شش سيگما يك رويكرد جامع براي كاهش تغييرات ، كاهش عيوب ، كاهش انحرافات معيار و بهبود فرايند است كه در اين رويكرد سعي بر كاهش خطاتا 4/3 در هر ميليون واحد محصول است.
پياده سازي شش سيگما در سازمانهايي نظير Motorola , Sony , General Electric بسيار موفقيت آميز بود و در اين سازمانها صرفه جويي چشمگيري ايجاد كرد . اما در همه شركتها چنين نتيجه اي در بر نداشت . اين نتابج متباين باعث مي شود كه پياده سازي شش سيگما يك فرايند پيچيده به نظر آيد كه عوامل بحراني موفقيت در پياده سازي آن بايد شناسايي شوند . عمده اين عوامل را مي توان در تعهد و حمايت مديريت ، تغيير فرهنگي ، ارتباطات ، آموزش و ارتباط دادن شش سيگما با استراتژي هاي سازمان ، تامين كنندگان ، مشتريان و زير بناهاي سازمان خلاصه كرد .
در ادامه اين مقاله بر آنيم كه نقش فناوري اطلاعات را بعنوان يكي از مهمترين مواردي كه به ايجاد زير ساختاري مطلوب كمك مي كند ، بررسي كنيم .


نقش فناوري اطلاعات در پياده سازي شش سيگما
اصطلاح شش سيگما به معناي كاهش خطا 3.4 مورد در ميليون واحد محصول و يا بازده 99.997٪ مي باشد بطوركلي چند چالش اساسي در شش سيگما وجود دارد اولين مورد همانطور كه واضح است رسيدن به سطح خطاي 3.4 مورد خطا در هرميليون واحد محصول است و دومين مورد كه به اندازه همان مورد اول اهميت دارد باقي ماندن و حفظ سطح خطاي شش سيگما است. از طرفي با ايجاد تعدد در پروژه هاي شش سيگما در سازمان عملا كنترل پروژه ها امري دشوار مي گردد در اين بين تكنولوژي اطلاعات بخش مهمي را در سوق دادن سازمان به سمت اهداف خود ( چالش هاي ياد شده ) ايفاد مي كند همانطور كه از فرضيات و تحليل هاي مقداري شش سيگما برمي آيد فرايندها براي رسيدن به سطح قابل قبول بايد ثبات داشته باشند و تحت كنترل قرار گيرند. اما چگونه  مي توان ثبات لازم را در فرايندها ايجاد كرد و آنها را تحت كنترل در آورد يكي از پاسخ هاي اين سئوال مهم را  مي توان در ارايه راه حلهاي مناسب IT جهت ايجاد زير ساختار براي فرايند كليدي سازمان جستجو كرد .

نمودار 1 – انواع فرايند
[/b]
[/center]
در بنگاههاي اقتصادي بطوركلي و معمول سه نوع فرايند قابل تشخيص است  (نموداريك).
1-  فرايند مديريتي : كه به هدايت و هماهنگي بين فرايندهاي اصلي مي پردازد و تدوين استراتژي مي كند .
2-  فرايند اجرائي يا اصلي : برروي مشتري بيروني سازمان تمركز دارد و توليد ارزش مي كند .
3-  فرايند حمايتي : تمركز بر مشتري درون سازماني دارد و غير مستقيم توليد ارزش مي كند .
فرايند پشتيباني به منظور حمايت از فعاليت هاي اصلي به جهت برقرار نگهداشتن توليد و ارائه محصول به مشتريان برون سازماني ايجاد شده اند .
همانطور كه در نمودار (1) ملاحظه مي شود اهم اين فعاليت ها عبارتند از نگهداري و تعميرات ، مستند سازي و سرويس هاي IT شش سيگما به عنوان يكي از پروژه هاي سازمان در طي فرايندهاي مديريتي طراحي و كنترل  مي شود ، در بدنه فرايندهاي اصلي اجرا مي گردد و در بخش حمايتي پشتيباني شده و سپس بازخورد سيستم اجرايي ( اصطلاحات ) به فرايندهاي مديريتي طراحي و كنترل باز مي گردد .
استفاده از IT وبكارگيري فناوري اطلاعات در بعد حمايتي به لحاظ كاهش هزينه ها، افزايش قابل توجه دقت، سرعت و سهولت در انجام امور و فعاليتهاي سازمان و همچنين كاهش چشمگير زمان و انرژي در خصوص رسيدن به اهداف سازماني تاثير شگرفي در روند پيشرفت پروژه هاي شش سيگما در سازمانها دارد .
بطوركلي براي صنايعي كه به تازگي استفاده از شش سيگما را تجربه مي كنند و يا حتي سازمان هايي كه چندين پروژه شش سيگما را در دست دارند پياده سازي شش سيگما مشكل و هزينه زا به نظر مي رسد اين رويكرد بهبود حضور كليه افراد سازمان را در كليه سطوح سازماني        مي طلبد و همه افراد از مديريت ارشد تا سطوح عملياتي مسئوليت هايي برعهده دارند بدين جهت اين افراد نيازمند اطلاعاتي در خصوص منابع، زمان بندي و روند پيشرفت پروژه مي باشند تا در تصميم گيري ها و فعاليت هايشان از آن استفاده كنند.
استفاده از ابزارهاي IT  ( براي مثال يك بانك اطلاعاتي تحت وب ) امكان دسترسي سريع و آسان را به اين اطلاعات فراهم مي آورد و مي تواند بر حسب نياز يك مقام ارشد تا سطوح عملياتي سفارش شود و سطوح دسترسي داشته باشد در اين حالت مديريت بدون اتلاف وقت مي تواند به سرعت و سهولت اطلاع حاصل كند كه چه پروژه هاي شش سيگمايي در حال اجرا است و هريك در چه مقطعي به سر مي برد همچنين از طريق بكارگيري IT، سازمان ها مي توانند چرخه طراحي و تكميل محصول را به حداقل برسانند براي مثال در ابتداي پروژه طراحي و تكوين يك محصول ، واحد بازاريابي يك فايل تعريف مشخصات براي محصول جديد ايجاد مي كند . اين فايل شامل كليه ي خصوصيات محصول ، اعم از قابليت هاي كاركردي و ويژگيهاي ظاهري است، سپس اين نيازمندي ها (معيارهاي فني و خصوصيات ويژه ) مي توانند در يك بانك اطلاعاتي رابطه اي ذخيره شود و با فرمول ها و روش ها و قواعدي كه در گذشته تكوين شده اند، ارتباط يابد.
با بكارگيري يك بانك اطلاعاتي مناسب ، پرسنل به جاي صرف ساعت ها ، رمزها و در برخي مواقع ماهها ،  مي توانند به سرعت و به سهولت به كليه اطلاعات مورد نياز دست يابند . آنها از اين طريق قادرند تا كليه داده ها و اطلاعات مربوط را در زمان هاي بسيار كوتاه مرور كنند .
وجود يك بانك اطلاعاتي كارا در زمان و انرژي پرسنل صرفه جويي بسيار مي كند و از اين طريق كاركنان مي توانند مطمئن باشند كه كليه سياست هاي داخلي شركت و نيازمنديهاي قانوني را مورد توجه قرار داده اند همچنين از بكارگيري چنين روشي مي گردد.
-  فرآيند تاييد و تصديق شدن در مراحل تسهيل شود .
-  از تغييرات زياد و هزينه هاي تست كردن جلوگيري شود و به طور هم زمان در هزينه و زمان صرفه جويي ايجاد مي شود.
-  از خطاي ناشي از ورود اطلاعات ناقص و اشتباه جلوگيري شود و BOM هاي كامل و بي نقص ايجاد شوند و از هزينه هاي گوناگون ( نظير هزينه هاي خطا در ورود اطلاعات كه در بسياري موارد تا زماني كه محصول در دست توليد است ، مشخص نمي شود ) جلوگيري      مي كند .
-    در نتيجه ، محصولاتي كه به بازار عرضه مي شوند كه از طريق فرآيند هاي كار او با ثبا ت طراحي و تكوين شده اند و اين امر بطور چشمگيري تعداد خطاها را كاهش مي دهد .
سايز مزاياي استفاده از IT  در پياده سازي شش سيگما را مي توان در مورد زير خلاصه كرد
-  با بكار گيري ابزارهاي IT  اطلاعات پروژه هاي شش سيگما به راحتي قابل ذخيره سازي است و به همين سبب رجوع به اطلاعات پروژه هاي قبل سادگي صورت مي پذيرد ، آرشيو كردن اطلاعات گذشته همچنين سبب افزايش قدرت تجزيه و تحليل مي شوند و سازمان را به سمت سازماني ياد گيرنده سوق مي دهد .
در حوزه منابع انساني توزيع اطلاعات به نحو مطلوبي صورت مي گيرد . چرا كه اطلاعات خروجي به سرعت و سهولت در دسترس همه قرار مي گيرد و اين اطلاعات تنها بر روزي ميز مدير بايگاني نمي شود .
همچنين آموزش افراد درگير پروژه ها مي تواند از طريق سيستم تحت وب ، به صورت الكترونيكي انجام پذيرد . در حوزه تداركات ، نيازمندي هاي پروژه از قبيل برنامه ريزي تقاضا ، خريد و موجودي ملزومات مورد نياز پروژه ها به موقع و به سهولت تامين مي شود . 
در اين راستا سازمان هاي بزرگ توليد كننده ي نرم افزار نظير مايكرو سافت اقدام به تهيه و توليد بسته هاي نرم افزاري نموده اند كه تا حدود زيادي نياز كاربران را پاسخ مي دهد .
از جمله اين بسته هاي نرم افزارMicrosoft Accelerator for Six Sigma  است كه در جدول زير به امكانات اين نرم افزار اشاره مي شود.

امكاناتي كه Microsoft Accelerator for Six Sigma  ايجاد مي كند                                      تنش ها
مي توانند وضعيت پرونده را در هرزمان با سرعت و سهولت بررسي كنند                                        Executive
مي توانند تجزبه و تحليل را با دستيابي آسان به اطلاعات انجام ميدهند                                              Master  black belt
مي توانند مديريت منابع بهتر داشته باشند                                                                          Black belt
در طي هريك از فازهاي DAMIC سريع تر و كار تر پيش مي روند و امكان ذخيره و باز يابي اطلاعات دارند    Green  belt
از ابزارهاي اتوماتيك جهت تهيه گزارش ها استفاده مي كنند                                                        Team members
جدول 1 : قابليت اجرايي    Microsoft Accelerator  جهت هر كدام از نقش هاي تعريف شده در شش سيگما

نتيجه گيري
  با توجه به هزينه هاي زيادي كه در سيستم ها وجود دارد ، سازمان از طريق بكارگيري IT  مي تواند زير ساختار لازم را جهت بالا بردن سطح توانمند ي خود بوجود آورد. سازماني كه فناوري اطلاعات را به كار    مي برد ، مي تواند به سرعت و سهولت روند پيشرفت پروژه ها را  اندازه گيري ، منابع را مديريت كند و تغييرات را به وجود آورد.
لازم به ذكر است كه استفاده از تكنولوژي اطلاعات در پروژه هاي شش سيگما به طور عمده در تسهيل امر پياده سازي آن كمك مي كند ودر حوزه حل مساله دخالتي ندارد . همچنين به كار گيري IT  توسط سازمان بسته به شرايط گوناگون و اقتضاها ، متفاوت بوده و يك نسخه ي از پيش تعيين شده نيست بلكه بايد فرهنگ و بسته مناسبي در سازمان ها وجود داشته باشد .
دراينجا جا دارد كه سه نكته اساسي را بار ديگر مروركنيم.
-  IT د رفرايند هاي كسب و كار امروز جزئي انكار پذير است.
-  شش سيگما بعنوان رويكردي جامع و راهگشا به سرعت در تمام نقاط جهان ريشه مي دواند.
-  سازمان ها نمي توانند به سهولت به اهداف خود برسند مگر آنكه IT  در فرآيندهاي كسب و كار دخالت دهند.