گارو هوانسيان‌فر*
يكي از مهم‌ترين كنترل‌هاي داخلي در هر شركت يا سازماني، وجود آيين‌نامه‌ها است. آيين‌نامه‌ها براي عمليات و فعاليت‌هايي تهيه مي‌شود كه به طور مداوم طي هر دوره مالي در يك شركت صورت مي‌گيرد.


هرگاه يك عمل يا فعاليتي در يك شركت به طور مداوم اتفاق مي‌افتد، اين نياز پيدا مي‌شود كه براي آن آيين‌نامه يا دستورالعمل مناسبي تهيه و پس از تاييد مسوولان‌ عالي رتبه شركت، به مسوولان‌ قسمت‌هاي مختلف ابلاغ كرد تا به مورد اجرا گذاشته شود. به‌اين ترتيب، يكنواختي در مورد هر فعاليت يك شركت، بوجود مي‌آيد. براي مثال، آيين‌نامه وام كاركنان. وجود چنين آيين‌نامه‌اي در شركتي كه به طور مرتب به كاركنان آن وام اعطا مي‌كند، ضروري است. اين آيين‌نامه بايد با توجه به شرايط هر شركت با جزئيات كامل تهيه و به مورد اجرا گذاشته شود. براي مثال، كل مبلغ وام كاركنان تا چه مبلغي بايد باشد (بودجه وام كاركنان)، شرايط اخذ وام، سقف مبلغ وام براي هر شخصي تا چه ميزاني بايد باشد، وثايق وام‌ها كه از وام گيرندگان اخذ مي‌شود بايد چه چيزي و به چه مبلغي و ارزشي باشد، اقساط بازپرداخت وام‌ها چگونه باشد و... . با وجود چنين آيين‌نامه‌اي، البته آيين‌نامه‌اي با جزئيات كامل، وضعيت وام اعطايي به كاركنان كاملا مشخص مي‌شود بنابراين هيچ قسمتي يا شخصي نمي‌تواند خارج از اين آيين‌نامه و به سليقه شخصي خود عمل كند و در صورت عدم رعايت مفاد آن، اين موضوع از طريق حسابرسان داخلي و حسابرسان مستقل شركت و ساير كنترلهاي داخلي به اطلاع مسوولان‌ شركت مي‌رسد. با وجود چنين آيين‌نامه‌اي، ديگر نمي‌توان خارج از دستورات متن آيين‌نامه، به دوستان، آشنايان و... در شركت وام اعطا كرد يا بيش از حد مجاز وام داد يا اقساط آنها را از روي رفاقت و دوستي به موقع از حقوق آنها كسر نكرد يا ساير موارد در اين رابطه را ناديده گرفت.
آيين‌نامه‌هاي مختلف در يك شركت حلقه‌هايي از زنجير بزرگ كنترل‌هاي داخلي را تشكيل مي‌دهند و وجود آيين‌نامه‌هاي متعدد (البته بر حسب نياز هر شركت)، يكي از كنترل‌هاي داخلي بسيار مهم است كه جلوي سوء‌استفاده‌ها و سليقه‌هاي شخصي در انجام امور هر شركت را مي‌گيرد.
نمونه‌هايي از آيين‌نامه‌هاي لازم در بيشتر شركت‌ها (البته با توجه به نيازهاي داخلي آنها) به شرح زير است:
1- آيين‌نامه خريد مواد اوليه
2- آيين‌نامه خريد كالا و خدمات
3- آيين‌نامه خريد دارايي‌هاي ثابت مشهود
4- آيين‌نامه خريد دارايي‌هاي نامشهود
5- آيين‌نامه استخدام كاركنان
6- آيين‌نامه ارتقاي رتبه كاركنان
7- آيين‌نامه اعطاي پاداش، حق ماموريت و ساير مزاياي كاركنان
8- آيين‌نامه فروش كالا و اعطاي تخفيفات
9- آيين‌نامه نحوه تحويل كالا و ارائه خدمات به مشتريان
10- آيين‌نامه دسترسي كاركنان به اطلاعات مختلف در شركت
11- آيين‌نامه خدمات بعد از فروش
12- آيين‌نامه تعمير دارايي‌هاي ثابت مشهود شركت
13- آيين‌نامه انضباطي كاركنان
14- آيين‌نامه دريافت و پرداخت‌ها
15- آيين‌نامه ...........
البته همانطور كه در بالا اشاره كردم، آيين‌نامه‌هاي يادشده نمونه‌هايي از آيين‌نامه‌هايي است كه ممكن است در شركت‌ها وجود داشته باشد و لزوما شامل كليه آيين‌نامه‌هايي كه بايد در هر شركت وجود داشته باشد، نيست. هر شركت با توجه به نيازهاي داخلي خود، آيين‌نامه‌هاي مناسب براي خود تهيه مي‌كند و البته تهيه اين آيين‌نامه‌ها بايد توسط اشخاص متخصص و مستقل صورت پذيرد. در اينجا بايد اشاره كنم كه يك شركت نمي‌تواند براي صرفه‌جويي در هزينه تهيه آيين‌نامه‌ها، از آيين‌نامه‌هاي مختلف شركت‌هاي ديگر استفاده كند. آيين‌نامه‌هاي هر شركت بايد براي هر شركت به صورت خاص و موردي، و با توجه به نيازهاي آن تهيه شود زيرا شرايط داخلي يك شركت با شركت ديگر، اگرچه در يك صنعت و رشته فعاليت داشته باشند، متفاوت است.
در پايان اين نوشتار يك مورد جالب كه در شركتي كه فاقد هر گونه آيين‌نامه بود، براي شما تعريف مي‌كنم. در اين شركت بي‌نظمي‌هاي بسياري وجود داشت كه يكي از آنها بي نظمي در خريد مواد اوليه و ساير موجودي‌ها بود. شركت فاقد قسمت تداركات بود و هر چند نوع از مواد اوليه آن توسط يك نفر خاص در آن شركت خريداري مي‌شد! مطلب جالب در اين بي‌نظمي‌ها اين بود كه حتي حسابدار شركت، خريد بعضي از مواد اوليه مورد نياز شركت را شخصا و بدون مشورت با افراد ديگر و مسوولان‌ شركت انجام مي‌داد! شما خواننده عزيز بگوييد كه قسمت حسابداري چه ربطي با خريد مواد اوليه براي يك شركت توليدي دارد؟ خود اين عمل باعث ايجاد سوء‌استفاده در خريد مواد اوليه براي شركت مي‌شود. در مورد ساير مواد اوليه، قطعات يدكي و غيره، همين روش اجرا مي‌شد. خواننده گرامي، خود از اين روش خريد نتيجه‌گيري‌هاي لازم را بگيريد. در خاتمه اين نوشتار به كليه صاحبان و مديران شركت‌ها پيشنهاد مي‌كنم كه براي كليه فعاليت‌هاي تكرار شونده شركت‌هاي خود آيين‌نامه‌هاي مناسب تهيه كنند (البته توسط اشخاص بسيار متخصص و مستقل) كه اين آيين‌نامه‌ها در واقع به صورت قوانيني در مي‌آيند كه بايد در شركت‌ها دقيقا اعمال شوند و ابزار‌هايي نيز تهيه كنند كه هر گونه انحراف و تخطي از اين آيين‌نامه‌ها، در اسرع وقت به اطلاع مسوولان‌ شركت‌ها برسد تا جلوي هر گونه بي نظمي يا احتمالا سوء‌استفاده گرفته شود. آيين‌نامه‌هاي كامل و جامع عامل بازدارنده بسيار قوي است كه جلوي بسياري از سوء‌استفاده‌ها و بي‌‌نظمي‌ها را در يك شركت مي‌گيرد. البته اين مورد فراموش نشود كه وجود اين آيين‌نامه‌ها بايد در كنار ساير كنترل‌هاي داخلي به كار گرفته شود. باز تكرار مي‌كنم كه لازم است شعار و عمل كليه صاحبان و مديران شركت‌ها، «كنترل‌هاي داخلي» باشد.

* عضو پيوسته انجمن حسابداران خبره مديريت انگلستان