در بعضی از شرکت‌های صاحبان سرمایه و مدیران بر این اعتقاد هستند که با داشتن کادر حسابداری بزرگ و وجود فیزیکی آنها در شرکت و کنترل‌هایی که اعمال می‌کنند، امکان اتفاق هرگونه تقلب و سوء‌استفاده وجود ندارد.

باید به اطلاع این اشخاص برسانم، با توجه به تجربه‌ای که در انواع شرکت‌ها داشته‌ام، در صورتی که سیستم کنترل‌های داخلی یک شرکت ضعیف باشد، به‌رغم وجود فیزیکی صاحبان سرمایه و کنترل‌های مدیران، امکان هرگونه تقلب و سوء‌استفاده وجود دارد. برای اینکه امکان تقلب و سوء‌استفاده در هر شرکت به حداقل برسد، بهتر است کل سیستم کنترل‌های داخلی هر شرکت توسط اشخاص متخصص و مستقل از شرکت به صورت حرفه‌ای بررسی و ساختار سیستم کنترل‌های داخلی به صورت مدون تهیه و به مورد اجرا گذاشته شود. البته برای انجام چنین کاری به افراد با تخصص و تجربه بالا ‌نیاز است و از کار آموز و ... نمی‌توان استفاده کرد، البته این سیستم کنترل‌های داخلی تدوین شده باید به طور مرتب بررسی و به روز شود.

به صاحبان سرمایه و مدیران پیشنهاد می‌کنم که برای انجام این کار، به هیچ وجه به فکر صرفه‌جویی در هزینه‌ها و در نتیجه استفاده از کادر خود شرکت نباشند، بلکه همانطور که در بالا عنوان کردم، باید از اشخاص متخصص و مستقل استفاده کرد.

سیستم کنترل‌های داخلی در شرکت‌ها، با توجه به حجم فعالیت شرکت‌ها، می‌تواند بسیار گسترده و هر مورد در سیستم کنترل‌های داخلی حلقه‌ای باشد از کل زنجیره سیستم کنترل‌های داخلی که به دور یک شرکت کشیده می‌شود.

در رابطه با سیستم کنترل‌های داخلی برای شرکت‌های متوسط و بزرگ می‌توان کتاب‌هایی با حجم بسیار زیاد نوشت، ولی در اینجا توجه صاحبان سرمایه و مدیران را به چند نکته از سیستم کنترل‌های داخلی جلب می‌کنم:

۱- قسمت امور مالی به هیچ وجه به وجوه نقد و بانک (دسته چک و ...) دسترسی نداشته باشد.
۲- قسمت امور مالی به دارایی‌های دیگر شرکت از قبیل موجودی‌ها به هیچ وجه دسترسی نداشته باشد.
۳- قسمت فروش به وجوه نقد و موجودی‌ها به هیچ وجه دسترسی نداشته باشد.
۴- افرادی که با موجودی‌های شرکت به طور فیزیکی سر و کار دارند، به دفاتر حسابداری به هیچ وجه دسترسی نداشته باشند.
۵- اطلاعات مالی به‌طور مرتب توسط رییس حسابداری و مدیر امور مالی و مدیریت شرکت بررسی شود. انتظار عموم از این افراد بیش از امضای اسناد و تشکیل جلسات پر از میوه و شیرینی و در نهایت بدون اخذ هیچ‌گونه نتیجه است.
۶- ایجاد قسمت مستقلی بنام «حسابرسی داخلی» با کادر مجرب و متخصص. در این رابطه بهتر است از افرادی که سال‌ها به صورت حسابرس مستقل کار کرده‌اند، استفاده شود.
۷- صورت‌های مالی شرکت به صورت دوره‌ای توسط حسابرسان مستقل و متعهد (نه حسابرسان قراردادی یا حسابرسانی که طی ۴ یا ۵ روز حسابرسی یک شرکت متوسط یا بزرگ را به اصطلاح حسابرسی می‌کنند) حسابرسی شود.

گارو هوانسیان‌‌فر
عضو پیوسته انجمن حسابداران خبره حسابداری مدیریت انگلستان، حسابدار خبره حسابداری مدیریت جهانی
دنیای اقتصاد