گذري بر عوامل تاثير گذار بر پروژه هاي IT در بخش دولتي
واژگان كليدي: اتخاذ تكنولوژي، استقرار تكنولوژي، بخش دولتي، تكنولوژي اطلاعات، مديريت پروژه
چكيده
اتخاذ و استقرار نادرست تكنولوژي اطلاعات ( IT) مي تواند تاثير منفي بر كارايي سازمان داشته و باعث هدر رفتن منابع و انحراف تحويل خدمات سازمان شود. اگرچه، اين مساله كه چه عواملي بر پروژه هاي IT، مدلهاي اتخاذ IT و تكنولوژي تاثير مي گذارد و چه ابزارهاي مديريت دانشي در بخش هاي دولتي و خصوصي مورد استفاده قرار مي گيرد هنوز واضح و مشخص نيست. اين موضوع بسيار داراي اهميت است كه
نهاد هاي دولتي به طريقي از تكنولوژي استفاده نمايند كه اتلاف ها را حداقل نموده و بهره وري را حداكثر نمايند و خدمات قابل اتكا و
به هنگامي به شهروندان ارائه دهند.
در اين مقاله عواملي كه مي توانند در اتخاذ و استقرار موفقيت آميز تكنولوژي اطلاعاتي در سازمان نقش محدود كننده يا حمايت كننده داشته باشند شرح داده مي شود. سيستم هاي مديريت دانش در بخش دولتي و نقش آنها در پروژه هاي IT بررسي شده و در نهايت مدل هاي مختلف اتخاذ و استقرار IT در بخش دولتي معرفي مي گردد.
نتايج بدست آمده مي تواند براي ارتقاء سطح مدلهاي موجود اتخاذ و استقرار تكنولوژي اطلاعاتي مورد استفاده قرار گيرد و مناسب مسائلي است كه بخش هاي دولتي با آن مواجه مي باشند. اگر مديران و مجريان دولتي بتوانند متد هاي بهبود يافته اتخاذ و استقرار تكنولوژي را كشف كنند، قادر خواهد بود تا ارتباط بين تكنولوژي و بهره وري را محقق سازند. با مديريت صحيح تكنولوژي اطلاعات مي توان از اتلاف سرمايه و منابع در بخش دولتي جلوگيري نمود.
مقدمه
هيچ كس نمي تواند منافع استفاده از تكنولوژي اطلاعات را انكار كند. تاثير تكنولوژي اطلاعات در بخش دولتي و خصوصي كاملاً مشخص و مستند بوده و تحقيقات آكادميك در تاييد اين مساله فراوان مي باشد. بر طبق گزارش سازمان بازرگاني آمريكا در سال 2004 ، 8/61 % از خانوارهاي آمريكايي داراي كامپيوتر مي باشند و 6/87 % درصد از اين خانواده ها با استفاده از كامپيوتر به اينترنت متصل مي شوند. بر اساس بررسي هاي مشابه، 6/54 % درصد از خانواده هاي آمريكايي از روشهايي مشابه براي اتصال به اينترنت استفاده مي كنند. (Cooper &Gallagher, 2004). در سال 2005 طي تحقيقي نشان داده شد كه پيشرفتهاي تكنولوژيكي، سيستم ارائه دروس آموزشي و مواد آموزشي دانش آموزان را دچار تغييرات اساسي نموده است.(Kelly, 2005). در سال 2001 كميته مشترك اقتصادي كنگره آمريكا اعلام نمود كه بيش از نيمي از علت افزايش بهره وري كار در سال 1990 به خاطر استفاده از تكنولوژي اطلاعاتي بوده است. در بخش كشاورزي نيز شاهد چنين مزايايي مي باشيم. همانطور كه Holmes ( 2001) عنوان نموده است هزينه هاي اداري در بخش كشاورزي پس از استفاده از يك سيستم خريد الكترونيكي از 77 دلار به 17 دلار رسيده است.
در حال حاضر ميليون ها نفر قادرند از طريق اينترنت از خدمات بخش هاي دولتي و خصوصي استفاده كنند ميليون ها نفر از كاربران هر ساله به دنياي كامپيوتري مي پيوندند. براي پاسخگويي به چنين تقاضايي جامعه به سرعت در حال حركت است در حالي كه بخش دولتي نسبت به اين مسائل بي تفاوت مي باشد. مي توان گفت ما شاهد تقاضاي برآورد نشده يا پايمال شده به علت ناتواني بخش دولتي براي فراهم آوردن خدمات، مشابه بخش خصوصي هستيم. با اين اوصاف بخش خصوصي نيازمند توجه ويژه است تا بتواند به صورتي اثربخشي پاسخگوي تقاضاي محيطي باشد. هدف بخش دولتي انجام سياست هاي دولت براي ايجاد جامعه اي سالم و فراهم آوردن كالا، خدمات، آموزش و فعاليت هاي اجرايي به نحوي مطلوب مي باشد(Fountain,2001). اين فعاليت ها به وسيله تركيبي از در آمدهاي بدست آمده از ماليات ها، عوايد پروانه هاي واگذار شده به نهادهاي صنفي يا به وسيله افراد ماليات دهنده تامين مالي مي شود. كارايي يا فقدان كارايي در مديريت منابع در بخش دولتي بر شركتهاي وابسته به بخش دولتي تاثير خواهد گذاشت.
مساله اي كه ما با آن روبه رو هستيم اين است كه در چگونگي استقرار و اتخاذ تكنولوژي در بخش هاي دولتي در مقايسه با بخش هاي خصوصي تفاوت هاي فاحشي وجود دارد. اين تفاوتها باعث هدر رفتن منابع و انحراف تحويل خدمات در بخش دولتي گرديده است. با درك اين مساله و اتخاذ راه حل هاي مناسب مي توان از اتلاف منابع در دسترس جلوگيري نمود و خدمات بهتري را در بخش دولتي در مقياس وسيع ارائه داد. تا اين زمان، در ادبيات منتشر شده شاهد مطالعات تجربي در مورد تفاوتهاي سيستماتيك بين بخش دولتي و بخش خصوصي در زمينه هاي كاربرد IT ، نظارتIT، بودجه بندي IT و اتخاذ IT نبوده ايم. در سازمانهاي دولتي پرسنل درك روشني از استراتژي هايي كه باعث كاهش هزينه ها و افزايش ميزان اتخاذ تكنولوژي مي شود ندارند(Wong& Welch, 2004). به راستي و حقيقتاً تحقيقات آكادميك در زمينه اتخاذ تكنولوژي اندك نمي باشد. اگر چه، مي توان گفت تقريباً تحقيقاتي كه به صورت كمي در مورد اتخاذ تكنولوژي و پذيرش آن انجام شده باشد وجود ندارد. عدم وجود مطالعات مستقيم در بخش دولتي كه به دليل جلوگيري از ايجاد هزينه هاي مازاد مي باشد مي تواند بسياري از سازمانهاي دولتي را با ريسك از دست دادن منابع با ارزش خود مواجه سازد.
عواملي وجود دارد كه باعث بروز اين مسئله مي شوند. ابتدا، اين پنداشت وجود دارد كه پول مصرف شده در بخش دولتي در مقياس وسيع توسط نيازهاي دولت سوخته مي شود(Barrett, 2001). افزايش در هزينه ها و عدم مديريت صحيح منابع باعث به وجود آمدن تعهدات نامطلوب افراد در دولت مي شود. بين دولت و سازمانهاي تابعه آن يك اعتماد كوركورانه وجود دارد. (Demeritt, 2000). دومين عامل به اين موضوع اشاره دارد كه بخش دولتي در مقابل جامعه به سرعت در حال تغيير فزاينده به آرامي و آهستگي واكنش نشان داده و تغيير مي كند و در تطبيق خود با اين محيط متغير ناتوان است(Barrett & Greene, 2001). اين ركود و كسادي به علت تنوع گسترده سهامداران و تصميم گيران است كه در سازمانهاي دولتي حاكميت دارند. با وجود تنوع گسترده عواملي كه براي تغيير سازماني بايد مدنظر قرار گيرد، استقرار هر نوع تكنولوژي از طريق مقابله با موانع غير قابل تفوق تعيين مي شود. ميزان تغيير تكنولوژي به اندازه اي سريع است كه كمتر مي توان با آن هم گام شد بخش دولتي به سبب مسائل مالي، تصميم گيري و مديريت تغيير خاص خود با ريسك بيشتري براي مواجه شدن با اين تغييرات رو به رو مي باشد. هر سازماني در برهه اي از زمان با چنين مسائلي رو به رو مي باشد، اما اين مسائل در سازمانهاي بخش دولتي به صورتي خاص ايجاد آشفتگي مي كند.
(Sminia, & van Nistelrooij, 2006).
موسسان سازمانهاي بخش دولتي داراي بصيرت و درك تكنولوژيكي از كار بوده و خواستار آن هستند كه نه تنها منابع اين سازمانهايي را بهبود بخشند بلكه اين سازمانها را در مورد مديريت منابع پاسخگو حفظ كنند. سازمانهاي دولتي با مطالعه و بررسي فرآيندهاي خود سعي مي كنند پيشنهاداتي را ارائه دهند كه باعث افزايش كارايي شود. سازمانهاي دولتي بايد سعي نمايند با استفاده از تكنولوژي به عنوان يك عامل تغيير، تحويل خدمات در سازمانهاي خود را بهبود بخشند (Peterson, 2005).
در اوايل دهه 1990، مفهوم هزينه هاي معاملاتي براي تعيين تاثير تكنولوژي اطلاعات بر تحويل خدمات يك سازمان توسعه يافت. به وضوح
مي توان نتيجه گرفت كه فرصت هاي در حال پيشرفتي براي تغيير ماهيت سازمان با استفاده از تكنولوژي وجود دارد(Fountain, 2001). سود بهره وري و سود اقتصادي به خاطر استفاده از تكنولوژي در طول 25 سال گذشته از 48% به 72% رسيده است(Taylor, 2006) و اين نشان دهنده تقاضا روز افزون براي تكنولوژي مي باشد. هنوز، ارتباط بين تكنولوژي و بهره وري ضعيف مي باشد. تنها در طول دو دهه گذشته شواهدي بدست آمده است كه نشان مي دهد اتخاذ و استقرار تكنولوژي مي تواند تاثير مثبتي بر بهره وري داشته باشد. بسياري از محققين در مورد رابطه بين تكنولوژي . بهره وري تحقيق كرده اند و يافته ها نشان مي هد كه ارتباط مثبتي بين رشد بهره وري و رشد استفاده از كامپيوتر در ادارات وجود دارد. اما بايد گفت اگر سازمانهاي دولتي خواستار چنين مزايايي هستند بايد بر مسائل مرتبط به استقرار و اتخاذ تكنولوژي فائق آيند، مسائلي كه در بخش خصوصي چنين شايع و رايج نمي باشند.
عوامل غير تكنولوژيكي تاثير گذار بر پيشرفت پروژه هاي IT
يكي از عوامل غير IT تاثير گذار بر پيشرفت پروژه هاي IT فقدان تامين بودجه و سرمايه گذاري در اين پروژه ها مي باشد كه باعث كاهش حيطه پروژه ها به منظور تناسب با محدوديت هاي بودجه شده است (Pawloski,Datta,& Houston,2005 ). در گذشته پروژه هاي IT داراي رديف بودجه پاييني بوده اند و باعث كاهش ميزان بودجه اي مي گشت كه سازمانهاي بخش دولتي به اين پروژه ها تخصيص مي دادند.. در طول زمان فشارهاي قابل توجهي بر تصميم گيران بخش هاي دولتي براي كاهش هزينه ها وجود دارد. بهبود سيستم هاي IT معمولاً به تعويق مي افتد يا از سبك ها و روش هاي مرحله اي استفاده مي شود. شواهدي وجود دارد كه نشان مي دهد عدم وجود سرمايه كافي در بخش دولتي به عنوان مانعي براي اجرا و توسعه و تخصيص مقدار بيشتري از منابع براي سيستم هاي IT عمل مي كند ( Government,2007). مشكلات زير ساختاري سيستم هاي IT كه باعث گشته اين سيستم ها نتوانند خود را با تقاضاي خدمات در محيط جديد وفق دهند اين گرايش را بوجود آورده است تا شاهد افزايش بودجه اين گونه پروژه ها باشيم. Moon (2002) عواملي را كه مي تواند بر ميزان نشر IT و موفقيت اجرايي آن در بين شهرداري هاي ايالات متحده تاثير گذار باشد مورد مطالعه قرار داد. يافته هاي اين مطالعه نشان داد كه شهرداري هاي بزرگ تر و غني تر داراي منابع مالي كافي براي حمايت از اتخاذ مكرر تكنولوژي براي بهبود كارايي عمليات خود مي باشند. به علاوه اندازه
شهرداري مي تواند مستقيماً با بودجه اي كه براي اجرا و توسعه پروژه ها به دليل اهميت سازمان، اندازه سازمان يا اهميت پروژه ها تخصيص داده مي شود در ارتباط باشد. اين يافته ها عنوان مي كنند كه سطوح بيشتري از سرمايه در دسترس در سازمانهاي بزرگتر بخش دولتي وجود دارد كه فاكتوري اساسي در تعيين اينكه آيا يك تكنولوژي اتخاذ خواهد شد و همچنين منابعي كه مي تواند براي حمايت از اتخاذ موفقيت آميز تخصيص داده شود مي باشد. Elpez و Fink (2006) ادعا كردند كه يك گرايش قوي در بخش هاي دولتي براي توسعه را ه حل هاي IT معمول نسبت به استفاده از توليدات نرم افزاري بسته بندي شده وجود دارد. آنها همچنين مشخص نمودند كه محدوديت ها و الزامات بودجه اي مي تواند بر روشي كه سيستم پس از استقرار مورد استفاده قرار مي گيرد تاثير داشته باشد، بدين معني كه مي توانند تعيين كننده كارايي سيستم در تحقق نيازمندي هاي كاربران باشند.
در مورد تاثير ساختار سازمانهاي بخش دولتي بر توسعه سيستم هاي گسترده IT در ادبيات جدال و بحث فراوان است. Philips، Delcambre وWeaver (2004) ادعا نمودند كه جدا بودن بخش ها و ادارات در اكثر سازمانهاي دولتي مرزي را بوجود مي آورد كه مانع توسعه يك سيستم IT يكپارچه و منسجم مي شود. هر شعبه و واحد تمايل دارد تا فرهنگ ورويه هاي مجزايي را توسعه دهد و تعامل با ديگر واحدهاي عملياتي در بخش هاي دولتي بزرگتر را به حداقل برساند. در كل مي توان گفت موانع سازماني دشواري در بخش دولتي در مسير ادغام افقي سيستم هاي IT بين ادارات بخش هاي دولتي چندگانه و حتي بخش هايي از يك سازمان وجود دارد. در بسياري از موارد اين مساله به نسخه برداري از سيستم هاي IT در شعبه هاي بخش دولتي منتج خواهد شد كه در صورتي كه نگرشي جهاني نسبت به توسعه IT اتخاذ كنند مي تواند باعث تحكيم و تثبيت شود(Government, 2007). Lee ، Xin و Trimi (2005) پيشنهاد مي كنند كه تفاوتهاي فرهنگي در ادارات بخش دولتي باعث به وجود آمدن مقاومت دروني براي همكاري و يكپارچگي با واحدهاي بيروني كه شامل انواع پروژه هاي IT همكارانه براي به اشتراك گذاشتن اطلاعات و زير ساختارها هستند مي شود. كاربرد اين نگرش اين است كه توسعه سيستم هاي IT در بخش دولتي نيازمند درجه اي از تغييرات سازماني براي حمايت از ميزان بيشتري همكاري ميان ادارات مي باشد.
همچنين اگر تغييرات در تلفيق و حذف موقعيت شغلي نقش داشته باشد مقاومت هاي بوركراتيك قابل توجهي براي تغيير در بخش هاي دولتي مشاهده مي شود. Lee ، Xin و Trimi (2005) بر اساس شواهد كيفي ادعا نمودند كه بدون انجام تغييرات سازماني قابل توجه كه باعث استفاده مشترك از سيستم هاي IT مي شود نمي توان به پروژه هاي IT را به صورت افقي و موثر در سازمانهاي دولتي يكپارچه نمود.
يافته هاي Elpez و Fink (2006) مشخص نمود كه موفقيت پروژه هاي IT به صورت گسترده بوسيله اين موضوع تعيين مي شود كه تا چه اندازه سيستم IT با زير ساختارهاي سازماني در بخش دولتي تعامل مي كند. كاربرد اين يافته ها در اين است كه سيستم IT بايد با ساختار سازمان هم تراز باشد كه ممكن است مقداري جرح و تعديل در ساختار را وقتي يك نوع جديد از سيستمهاي IT استقرار مي يابد نياز داشته باشد. در مقابل، Wong و Weloh (2004) به صورت تجربي فرضيه اي را مبتني بر اين كه توسعه موثر و اثربخش سيستم هاي IT در بخش دولتي نيازمند تغييرات فرهنگي و سازماني مي باشد مورد آزمايش قرار دادند، و استنتاج نمودند كه سيستم هاي IT صرفاً بازتاب كننده تمايلات و
جهت گيري هاي موجود در واحدهاي دولتي مي باشد. در واقع، فرهنگ سازماني و بخش بخش كردن شعبه ها ممكن است مانع توسعه و استقرار پروژه هاي IT نباشد. يافته هاي Wong و Weloh نشان مي دهد كه ديوان سالاري وقتي كه بدون تغييرات قابل توجه در مسيري كه بوروكراسي در آن عمل مي كند باعث افزايش كارايي عمليات شود حمايت از پروژه هاي IT را به همراه دارد. زماني كه كارايي و اثر بخشي خدمات به عنوان يك اولويت در نظر گرفته نمي شود توسعه و استقرار پروژه هاي IT ناكارا خواهد بود. اگر پروژه هاي IT شامل تغييرات چمشگيري در ساختار و رويه ها باشد بوروكراسي به صورت مانعي بر مسير توسعه و استقرار سيستم عمل مي كند.
Groenewegen و Wagenaar (2006) مطالعه اي را انجام دادند تا اين فرضيه را مورد آزمايش قرار دهند كه مراحل اوليه توسعه
پروژه هاي IT در بخش هاي دولتي از طريق مانورهاي سياسي ميان ذي نفعان عمده اي تعيين مي شود كه در فرآيند تصميم گيري دخالت دارند. اين نگرش فرض خود را بر اين گذاشت كه يك رويكرد بالا به پايين در توسعه پروژه هاي IT وجود دارد. بر طبق نظر اين دو محقق شكست در توسعه سيستم هاي اطلاعاتي اغلب به شكست تاييد و تصديق اشخاص سياسي راس سازمان نسبت داده مي شود. Elpez و Fink (2006) با استفاده از تحقيقات موردي مشخص نمودند كه عوامل سياسي در اجراي فرآيندهاي IT داراي اهميت قابل توجهي مي باشند. در اين صورت بايد گفت كه انگيزه استقرار پروژه هاي IT بيشتر سياسي است تا اينكه عملياتي باشد. Schellong (2007) ادعا نمودند كه فروشندگان و مشاوران به اندازه افراد اداري مانند مديران ارشد اجرايي در بخش هاي دولتي مي توانند نفوذ سياسي بر فرآيند تصميم گيري در طول اجراي پروژه هاي IT داشته باشند.
Cibora (2000) پيشنهاد مي كند كه كاربران سيستم هاي IT (پرسنل IT) مسئول توسعه و حفظ يك سيستم هستند و نقشي كليدي اما غير رسمي در توسعه پروژه هاي در بخش دولتي ايفا مي كنند. در اين مدل كاربران سيستم يك اجتماع فاقد عموميت را توسعه مي دهند كه نفوذ قابل توجهي بر مسيري توسعه سيستم داشته و همچنين مي تواند مانع يا حمايت كننده اجراي پروژه ها باشد. تاثير كاربران به عنوان يك منبع براي تغييرات ناگهاني شناخته مي شود كه در تكامل نهايي پروژه ها نتيجه خواهد داد.(2006، Wagenaar& Groenewegen).
عدم توجه به تاثير كاربران مي تواند در اجراي پروژه ها دشواري هايي به همراه داشته باشد. تاثير اين ناديده گرفتن گرايش به سمت توسعه اضافي پروژه هاي IT در مرحله اجرا بدليل ناديده گرفتن تاثير كاربران در طول مرحله برنامه ريزي است. عدم ناديده گرفتن اين گروه به دليل سطوح نسبتاً پايين قدرت يا موقعيت رسمي سازماني آنها مي باشد. Lee ، Xin و Trimi (2005) پس از يك مطالعه بين المللي از دولت هاي الكترونيكي نتيجه گرفتند كه يك فاكتور غير IT اساسي براي حمايت از پيشرفت پروژه هايIT مشروعيت قانوني است. صرف نظر از سطح يا لايه هاي مختلف دولت، ميزان توسعه و اجراي IT براي نهادهاي دولتي زماني كه حمايت هاي مالي قانوني وجود داشته باشد و اهداف وسيعي را براي سيستم هاي IT طرح ريزي كند افزايش مي يابد. مشروعيت قانوني اهميت پروژه هاي IT و اقدامات مربوطه را به كاركنان سازمانهاي دولتي انتقال مي دهد، به علاوه اولويت هايي را تعيين مي كند كه در تخصيص منابع و كاهش نفوذ سياسي ذينفعان در طول مرحله برنامه ريزي پروژه هاي IT مورد استفاده قرار مي گيرد. اگر چه معمولاً تصميم در مورد تخصيص سرمايه براي يك پروژه خاص در سطح واحد گرفته مي شود مشروعيت قانوني مي تواند در برگيرنده تخصيص سرمايه براي پروژه هاي IT يا توسعه زيرساختارهاي IT باشد. (Pawloski,Datta,& Houston,2005).
عوامل تكنولوژيكي تاثيرگذار بر پيشرفت پروژه هاي IT
يكي از عوامل تاثير گذار شناسايي شده در ادبيات پرسنل فني IT است كه همچنانكه ميزان قبولي IT در بخش دولتي را محدود مي كند براي حمايت از تغييرات زير ساختاري نيز مورد نياز مي باشد. بر اساس نظر Pawloski، Datta و Houston (2006) بخش دولتي در سطح فدرال و ايالتي هنگامي كه با بخش خصوصي مقايسه مي شود داراي حقوق اوليه پايين و فرصت هاي اندكي براي پيشرفت مي باشد. به عنوان نتيجه مي توان گفت با وجود نياز رو به رشد به افراد داراي صلاحيت براي حمايت از طيف گسترده خدمات، بخش دولتي با كمبود شديد پرسنل IT واجد صلاحيت روبه رو مي باشد. اين محققين همچنين 23 سازمان دولتي داراي سيستم IT را مورد بررسي قرار دادند و دريافتند كه 53% از كاركنان اين سازمانها از پست و موقعيت شغلي خود ناراضي هستند.
DeMers (2002) رويه هاي استخدام متخصصان IT در بخش دولتي را مورد بررسي قرار دادند و دريافتند كه سازمانهاي دولتي از حيث داشتن افراد متخصص داراي كمبود شديد مي باشند و اين به علت رويه هاي منابع انساني خاص در بخش دولتي مي باشد. رويه هاي استخدام در بخش دولتي اغلب طولاني بوده و نسبتاً از قوانين غير قابل انعطاف براي رتبه بندي كاركنان استفاده مي كنند. به علاوه، در مورد پست هاي خالي سازماني به صورت گسترده اطلاع رساني نمي شود. به عنوان نتيجه، اكثر سازمانهاي بخش دولتي با كمبود شديد پرسنل IT داراي صلاحيت مواجه هستند كه تاثير منفي بر توانايي آنها براي توسعه و استقرار پروژه هاي IT گذاشته است. DeMers (2002) همچنين نشان داد كه بين تخصيص بودجه براي پرسنل IT و توانايي سازمانهاي دولتي براي جذب پرسنل داراي صلاحيت رابطه وجود دارد و اين به سبب سطح دستمزد هاي پايين در بخش دولتي در مقايسه با بخش خصوصي است.
در ادبيات شواهدي وجود دارد كه قابليت همكاري سيستم هاي IT عامل مهمي است كه مي تواند بر پيشرفت پروژه هاي IT تاثير گذارد (Government,2007). بدليل بخش بخش بودن سازمانهاي دولتي، سازمانها به صورت مجزا سيستم هاي IT خود را بر اساس معيار هاي خاص سازمان خود توسعه مي دهند. به عنوان نتيجه، دشواري ها و مشكلات اغلب از پروژه هايي ناشي مي شود كه نياز به توسعه رابط
بين سازماني ( ميانجي) دارند و اين مشكلات باعث افزايش پيچيدگي و هزينه پروژه ها مي شود. Fountain (2001) پيشنهاد مي كند كه زماني كه يك تكنولوژي در زير ساختارهاي سازمانهاي بخش دولتي قرار مي گيرد شاهد مقدار زيادي ناكارايي هستيم كه مانع انجام تغييرا ت لازم براي حمايت از توسعه قابليت همكاري با سيستم هاي IT ديگر سازمانهاي دولتي مي شود.
مشكلات قابليت همكاري وقتي كه در سازمانهاي بخش دولتي چارچوب هاي تكنولوژي خاصي براي كنترل انواع تكنولوژي ها و روش هايي استفاده از تكنولوژي وجود نداشته باشد افزايش مي يابد. به سبب وجود دشواري هاي هزينه و عملياتي تغيير زير ساختارهاي سيستم هنگامي كه زير ساختارهاي واحد پي ريزي شود تغيير آن براي براي افزايش قابليت همكاري بسيار مشكل است.
سيستم مديريت دانش در بخش دولتي
در ادبيات مديريت دانش پيشنهاد مي شود كه توسعه سيستم هاي مديريت دانش بايد بر پايه درك نظري از مسيري باشد كه سازمان از آن طريق كسب دانش كرده و از آن استفاده مي كند(Phillips, Delcambre, & Weaver, 2004). در بخش دولتي دانش شامل تركيب سازمان يافته اي از مفاهيم، تصورات، رويه ها و سياستهايي است كه براي رسيدن به اهداف اداره يا بخش مورد نياز مي باشد. اين نگرش مشابه مفهوم مديريت دانش در سازمانهاي خصوصي مي باشد زيرا به سازمان اجازه مي دهد كه تغييرات در محيط خارجي رو بپذيرد.
در تئوري مديريت دانش، دانش آشكار شامل اطلاعات و داده هايي است كه مكتوب و مدون بوده و براي اعضاي سازمان قابل دسترسي
مي باشد. در سازمانهاي بخش دولتي اين نوع دانش مي تواند شامل قوانين، سياستها، رويه ها و رهنمود هاي خاصي است كه مشخص كننده نحوه عمل سازمان مي باشد. دانش آشكار تنها شامل مقدار اندكي از دانش مورد نياز در بخش دولتي مي باشد. دانش تلويحي شامل اطلاعات، ايده ها و ادراكات فردي افراد سازمان مي باشد كه براي دستيابي به اهداف عملياتي و استراتژيكي سازمان ضروري مي باشد. دانش ضمني به صورت شفاهي بيان و بين اعضاي سازمان انتقال مي يابد. دانش ضمني شامل دانش تجربي اعضاي سازمان مي باشد كه نمي تواند به آساني مكتوب و بيان گشته و شامل بصيرت ها، بينش ها و احساساتي است كه بوسيله سازمان در جهت برآورده نمودن اهداف خود مورد استفاده قرار مي گيرد.(Nonaka, 1998).
توسعه سيستم مديريت دانش در بخش دولتي داراي تاثير بالقوه اي بر كاهش بخش بخش بندي هاي صورت گرفته در سازمانهاي دولتي
مي باشد. استفاده از مديريت دانش از پروژه هاي كاربردي ميان افراد سازمان حمايت نموده و مي تواند باعث همكاري ميان واحدها و
شعبه هايي گشته كه اغلب داراي روابط غير رسمي و بر پايه دانش ضمني هستند. مشكلات اوليه پياده سازي مديريت دانش در بخش دولتي شامل كسب توافق ادارات مختلف در خصوص اطلاعات تلويحي و ضمني ميباشد كه بايد از طريق سيستم در دسترس افراد قرار گيرد. فرآيند توسعه سيستم ادارات را مجبور مي سازد تا همكاري هاي نزديك تري با يكديگر داشته باشند و ديدي مشترك داشته باشند كه در آن اهداف واحد ها و ادارات به صورت مجزا به اهداف سازمان بالادست مرتبط مي باشد. فرآيند اجرا با مقاومت هاي قابل توجه اي از سوي زيرمجموعه هاي سازمان دولتي همراه است، اين مقاومت ها ناشي از ادراكات آنها در مورد تغيير ساختار سنتي سازمان مي باشد كه داراي مرزهاي مشخص بين واحدها و ادارات مختلف است. با مشاركت واحدها در فرآيند برنامه ريزي و اجرا مي توان بر اين موانع فائق آمد. در واقع اين اقدام باعث خواهد شد افراد درك كامل تري از مزايايي كه از طريق سيستم نصيب آنها خواهد شد داشته باشند.
در متن مديريت دانش در بخش دولتي، دانش منبعي براي قدرت مي باشد. افرادي كه در سازمان هاي دولتي داراي دانش مي باشند صاحب نوعي قدرت محسوب مي شوند. در تصرف داشتن دانش براي اين افراد مزايايي را به همراه دارد. زماني كه ادارات و واحدها در بخش دولتي بخش بخش باشند، دانش به عنوان يكي از منابعي است كه هر واحد از آن استفاده نموده تا موقعيت نسبي خود را حفظ نموده و از آن براي كسب منابع استفاده نمايد. (Kankanhalli, Tan, and Kwok-Kee, 2005). به عنوان نتيجه، مقاومت هاي بالقوه اي در تسهيم دانش بين ادارات مختلف دولتي وجود دارد و اين به دليل نگراني هاي موجود در مورد تضعيف شدن موقعيت هاي نسبي است كه اين ادارات دارند. در وا قع ادارات مختلف از اينكه موقعيت فعلي خود را از دست دهند در هراس مي باشند. مزاياي پيش بيني شده شامل كسب دانش بييش تري است كه مي تواند براي حفظ و بهبود موقعيت در بين نهادهاي دولتي مورد استفاده قرار گيرد.
يك پژوهش تجربي در مورد استفاده از مديريت دانش به همراه يك بانك دانش الكترونيكي در بخش دولتي نشان داد كه استفاده از اين سيستم مي تواند باعث كاهش مرز بين ادارات بخش دولتي گردد. بر اساس يافته هاي بدست آمده از تحقيق مزبور مبني براستفاده از بانك دانش الكترونيكي مشخص گرديد كه چنين سيستمي باعث افزايش اعتماد و تعهد ميان ادرات مختلف دولتي مي شود. نتيجه اينكه ايجاد و توسعه يك سيستم مديريت دانش مقدمه اي اساسي براي افزايش قابليت همكاري سيستم هاي IT ميان واحدهاي بخش دولتي مي باشد.
مدل هاي IT در بخش دولتي
مدل هاي عمومي توسعه يافته براي توصيف فرآِيندهاي اتخاذ و استقرار IT براي تشريح كامل فرآيندهاي رخ داده در بخش دولتي كافي نمي باشد. تفاوتهاي بين بخش دولتي و خصوصي به علت متغيرهايي مانند نفوذ افراد سياسي، تاثير بوروكراسي و ارتباطات شبكه اي و اجتماعي درون و بين سازمانهاي بخش دولتي مي باشد (Conklin, 2007). در اين راستا مدلهاي مختلفي توسعه يافتند و سعي نمودند تا طيف گسترده اي از متغيرهاي موجود در بخش دولتي را شناسايي و مدنظر قرار دهند.
بر اساس يك پيمايش جهاني از دولت هاي الكترونيكي Lee، Xin و Trimi (2005) مدلي را براي دولت هاي كه قصد دارند از سيستم هاي IT براي ارائه خدمات به زير مجموعه هاي خود استفاده مي كنند پيشنهاد دادند. در اين چهارچوب زير مجموعه مي تواند شامل افراد دولتي يا سازمانهاي بخش دولتي باشند. اين مدل از چهار جزء تشكيل شده است كه از ارائه خدمات ساده تا ارائه خدمات پيچيده را شامل مي شود. اولين جزء كه داراي پيچيدگي كمتري است شامل عرضه كاتولوگهاي آنلاين و برگه هاي قابل دانلود مي باشد. بعد دوم پيچيده تر بوده و به كاربر اجازه مي دهد تا از طريق سيستم IT بتواند با سازمانهاي دولتي داد و ستد كند. اين دو بعد بر كاربران خارجي خدمات بخش دولتي تمركز دارد و به دنبال اين است تا هزينه هاي اداري را كاهش دهد. سومين جزء شامل يكپارچگي عمودي بخش هاي دولتي مي باشد كه باعث مي گردد تا سيستم هاي محلي به سيستم هاي سطوح بالاتر مرتبط شود. جزء نهايي شامل يكپارچگي افقي سيستمهاي IT شعبه هاي و بخش هايي مي باشد كه بوسيله يك نهاد دولتي بزرگتر كنترل مي شوند. اين محققان همچنين عنوان مي كنند طريقي كه دولت ها تكنولوژي مورد نياز براي حمايت از مراحل مختلف را انتخاب مي كنند لزوماً با تمايلات نهاد دولتي براي اتخاذ تنها حداقل تكنولوژي مورد نياز براي رسيدن به اهداف خاص خود در يك راستا نمي باشد. اين مدل، بيشتر توصيفي بوده و نمي تواند عواملي را كه بر نتايج پروژه هاي IT در بخش دولتي تاثير مي گذارد مورد آزمايش قرار دهد.
Conklin (2007) فرآيندهاي انتخاب تكنولوژي ميان نهاد هاي دولتي را با استفاده از چارچوب مدل اتخاذ تكنولوژي (TAM ) براي ارزيابي فرآيندهاي اتخاذ و استقرار مورد آزمايش قرار داد. رويكرد او در اين بررسي كيفي و به دنبال شناسايي موانع استقرار موفقيت آميز پروژه ها در محيط هاي دولتي بود. يافته هاي او نشان داد كه عامل اساسي در توسعه ضعيف سيستم هادر بين كاربران نهايي فقدان مشاركت در فرآيند اتخاذ مي باشد. در واقع يك فرد يا يك گروه با موقعيت نسبتاً بالا در سيستم بوروكراسي نهادهاي دولتي تعيين كننده نوع خاصي از تكنولوژي است كه انتخاب مي گردد. كاربران نهايي تكنولوژي شامل زير مجموعه اي خارجي نهادهاي دولتي با اندازه كاركنان داخلي براي فراهم آوردن خدمات با استفاده از تكنولوژي مسئول مي باشند. به عنوان نتيجه، درك سودمندي و سهولت استفاده به درك تصميم گيران وابسته بوده و كاربران نهايي ناديده گرفته مي شوند.
Conklin (2007) نسخه اي از مدل TAM را براي بخش دولتي توسعه داد كه فرآيندهايي را كه بر اتخاذ تكنولوژي در بخش دولتي تاثير گذاشته و در بخش خصوصي وجود ندارند مدنظر قرار داده است. در اين مدل فاكتورهاي واسطه اي كه در بخش دولتي وجود دارند شامل تصميمات مديريت ارشد و مطلوبيت قوانين بوروكراسي مي باشد. زير مجموعه هاي بخش دولتي متنوع بوده و داراي اهداف و نفوذ هاي سياسي متفاوت مي باشند. به عنوان نتيجه بايد گفت كه بعضي از گروههاي زيرمجموعه ممكن است بر فرآيندهاي تصميم گيري نفوذ بيشتري داشته باشند. هر كدام از اين فاكتورها مي توانند تاثيرات مختلفي بر كوشش هاي سازمانهاي دولتي براي به كارگيري تكنولوژي داشته باشند. همچنين مي توان نتيجه گرفت كه استقرار تكنولوژي هاي جديد در بخش دولتي نيازمند توجه بيشتر رهبري داخلي و خارجي و ترغيب ميان رهبري ارشد براي افزايش تمايل استفاده از سيستم IT مي باشد.
Elpez و Fink (2006) مدلي را براي توصيف عوامل تاثير گذار بر مقبوليت و اجراي IT در بخش دولتي ارائه نمودند. اين مدل بر اساس
يافته هاي كيفي بوده و عواملي را كه مي توانند بر اجراي موفقيت آميز پروژه ها در بخش دولتي تاثير داشته باشند شناسايي مي نمايد. اين مدل پيچيده بوده و شامل عوامل تكنولوژيكي و غير تكنولوژيكي فرآيندهاي استقرار و توسعه سيستم مي باشد. اين مدل نشان مي دهد كه استفاده از يك سيستم به عوامل بسيار متفاوتي وابسته مي باشد. متغيرهاي IT مربوطه شامل كيفيت اطلاعات سيستم - نشان دهنده صحت و درستي اطلاعات - و قابليت استفاده از سيستم و عملكرد - نشان دهنده سهولت استفاده – مي باشد. اين دو متغير بايد الزامات كاربران را برآورده كرده و عنوان مي كند كه كاربران نهايي سيستم بايد به عنوان جزء مهمي از فرآيندهاي توسعه سيستم محسوب شوند. كاربرد همچنين بوسيله دو متغير موازي شامل مقبوليت استفاده كننده و تعامل با زير ساختارهاي IT تحت تاثير قرار مي گيرد. مقبوليت استفاده كننده درجه اي است كه سيستم قابل استفاده ديده مي شود. تعامل با زير ساختارهاي IT به ميزان بخش بخش شدن شعبه ها و واحدها دولتي از يكديگر اشاره دارد. اين دو محقق دريافتند كه كاربرد افزايش مي يابد وقتي كه درجه اي بالا از يكپارچگي زير ساختاري IT ميان شعبه ها و ادارات مختلف بخش دولتي وجود داشته باشد. اين مدل همچنين نشان مي دهد كه استفاده از سيستم بر كنترل هزينه ها و پاسخگويي تاثير مي گذارد، عواملي كه براي استقرار و موفقيت IT در بخش دولتي نسبت به بخش خصوصي داراي اهميتي خاص مي باشند.
Fountain (2001) چارچوبي براي اتخاذ تكنولوژي در بخش خصوصي ارائه نمود. پايه و اساس اين چارچوب نسبتاً ساده و تنها شامل چهار حوزه طرح نهادي (آرايش سازماني)، شكل سازماني، تكنولوژي برقرار شده و نتايج مي باشد. سه حوزه ابتدايي شامل متغير هاي مختلفي
مي باشند كه مي توانند نهايتا بر نتايج تاثير گذارند. اين مدل بر پايه اين فرض استوار است كه تكنولوژي سه نقش در بخش دولتي ايفا مي كند. در واقع ابزاري مديريتي است كه تصميم گيران را قادر مي سازد اطلاعات را در مورد خدمات كسب كرده و عمليات را كنترل كنند. تكنولوژي همچنين جزئي از زير ساختار بخش دولتي بوده و به عنوان يك ابزار براي تغييرات سازماني مورد استفاده قرار مي گيرد. اين چارچوب بر پايه اين قضيه است كه تكنولوژي ماهيتاً جبرگرايانه ( قطعي) است و اينكه تصميم براي اتخاذ نوع خاصي از تكنولوژي براي نهادهاي بخش دولتي كاربرد هاي ساختاري، اجتماعي و سياسي دارد.
در اين مدل دو گروه از متغيرها مي توانند بر حوزه شكل سازماني تاثي بگذارند اين دو گروه شامل متغيرهاي بوروكراسي و شبكه اي مي باشند. متغير بوروكراسي شامل عواملي مانند سلسله مراتب، ميزان استاندارد سازي، قوانين و اختيارات قانوني نهاد هاي دولتي مي باشد. متغير شبكه شامل عواملي مانند اعتماد بين نهادهاي دولتي، سطح سرمايه اجتماعي در دسترس و قابليت همكاري سيستمها مي باشد. متغيرهاي شناختي، فرهنگي و قانوني بر حوزه آرايش و ترتيب سازماني تاثير مي گذارد. اين مدل همچنين ادعا مي كند كه حوزه تكنولوژي برقرار شده ( وضع شده) شامل عوامل تكنولوژيكي و غير تكنولوژيكي مي باشد. متغيرهاي موجود در اين حوزه مشابه متغيرهاي IT موجود در بخش خصوصي مي باشند زماني كه تكنولوژي جديدي را به كار مي گيرند. (Schellong, 2007). متغير هاي معرفي شده در حوزه اي مختلف اين مدل بسيار ذهني بوده و اندازه گيري آنها به صورت تجربي بسيار مشكل مي باشد. با اين وجود اخيراً تلاش هايي تجربي براي اعتبار بخشيدن به مدل با استفاده از پرسشنامه هايي كه بعضي از متغيرهاي زير مجموعه را در چهار حوزه اندازه گيري مي كند انجام شده است. نتايج نشان مي دهد كه آرايش سازماني و شكل سازماني تاثير قابل توجهي بر تكنولوژي دارند. يافته ها همچنين نشان مي هد كه همبستگي زيادي در ارتباط بين تكنولوژي و شكل سازماني وجود دارد كه نهايتاً بر نتايج تاثير مي گذارد. (Estrada-Marroquin, 2007).
نتيجه گيري
اين مقاله سعي داشت تا عوامل تاثير گذار بر پيشرفت پروژه هاي IT در بخش دولتي را مورد كاوش قرار دهد . عواملي كه شناخت و مدنظر قرار دادن آنها مي تواند در اجراي موفقيت آميز پروژه ها در بخش دولتي موثر بوده و باعث صرفه جويي در سرمايه و جلوگيري از انحراف ارائه خدمات مي گردد. عوامل تكنولوژيكي و غير تكنولوژيكي تاثير گذار بر پيشرفت پروژه هاي IT در بخش دولتي مورد بررسي و مطالعه قرار گرفت. بخش خصوصي داراي كميته ارشدي است كه نظارت، همكاري و مديريت مسائل مربوط يه تكنولوژي را انجام مي هد. مساله اي كه كمتر در بخش دولتي مي توان شاهد آن بود. مديريت ارشد سازمان داراي تاثير قابل توجهي بر منابع داخلي و خارجي سازمان و هدف در واقع افزايش سطح نتايج مثبت پروژه هاي IT مي باشد.
فلسفه مديريت ارشد در مورد تكنولوژي دومين عاملي است كه مي تواند بر موفقيت پروژه ها تاثير داشته باشد. زماني كه مديريت ارشد رهنمود هاي خاصي را در مورد مسائل تكنولوژي فراهم آورد، پروژه هاي IT با استراتژي سازمان هم مسير گشته و در يك راستا قرار مي گيرد. وجود اين انطباق و هم رديفي به عنوان يك عامل مهم در موفقيت پروژه هاي IT مي باشد. پرسنل IT عامل سومي است كه بر پيشرفت پروژه ها تاثير مي گذارد. بخش خصوصي به صورت معني داري به اين بخش توجه نموده اند. اين بخش داراي پرسنلي اختصاصي در بخش IT مي باشد. سطح افراد به عنوان يك عامل مهم در موفقيت پروژه هاي IT شناخته مي شود. با نياز هاي در حال رشد براي فراهم آوردن طيف وسيعتري از خدمات نياز به كاركنان IT اختصاصي و واجد شرايط نيز افزايش مي يابد.
شواهد نشان مي دهد كه عدم وجود سرمايه كافي در بخش دولتي به عنوان مانعي براي اجرا و توسعه و تخصيص مقدار بيشتري از منابع براي سيستم هاي IT عمل مي كند. جدا بودن بخش ها و ادارات در اكثر سازمانهاي دولتي مرزي را بوجود مي آورد كه مانع توسعه يك سيستم IT يكپارچه و منسجم مي شود. هر شعبه و واحد تمايل دارد تا فرهنگ ورويه هاي مجزايي را توسعه دهد و تعامل با ديگر واحدهاي عملياتي در بخش هاي دولتي بزرگتر را به حداقل برساند. در كل مي توان گفت موانع سازماني دشواري در بخش دولتي در مسير ادغام افقي سيستم هاي IT بين ادارات بخش هاي دولتي چندگانه و حتي بخش هايي از يك سازمان وجود دارد. تفا وتهاي فرهنگي موجود بين واحدها و نهاد هاي مختلف دولتي عامل ديگري است كه معمولا مقاومت هاي افراد اين سازمانها را براي يكپارچگي و ادغام ها به همراه دارد و مي تواند مانع اتخاذ و استقرار موفقيت آميز پروژه ها گردد. ناديده گرفتن تاثير كاربران نهايي سيستم ها و همچنين عدم مشروعيت قانوني از ديگر عواملي هستند كه مي توانند تاثير منفي بر پيشرفت پروژه ها داشته باشند.
عوامل تكنولوژيكي كه مي توانند بر پيشرفت پروژه ها در بخش دولتي تاثير بگذارند شامل ظرفيت تكنولوژي،زمان كاركنان، آموزش هاي تكنيكي و تجهيزات مورد نياز مي باشند. بخش هاي خصوصي در مورد زماني كه كاركنان براي انجام مسئوليت هايشان صرف مي كنند بيشتر حساسيت دارند و به آن بيشتر توجه مي كنند. در بخش دولتي ما شاهد كمبود در مورد پرسنل IT مي باشيم، با چنين كمبودي در بخش دولتي زماني كه كاركنان بخش دولتي مي توانند براي انجام وظايف خود صرف كنند اندك بوده و اين مساله مي تواند تاثير منفي بر كيفيت تحويل خدمات داشته باشد. بخش دولتي در مورد فقدان تجهيزات نسبت به بخش خصوصي نگراني هاي بيشتري دارد. در بخش دولتي شاهد هستيم كه ظرفيت تكنولوژي موجود نمي تواند ماموريت سازماني اين واحد ها را برآورده سازد. مديران ارشد در بخش دولتي در هنگام تعيين استراتژي واختصاص سرمايه اگر مساله فقدان تجهيزات و داشتن تكنولوژي كافي براي برآوردن اهداف سازماني را مدنظر قرار دهند بر پيشرفت پروژه ها تاثير مثبتي گذاشته اند. همچنين بخش دولتي در مورد آموزش تكنولوژي با مسائل مختلفي روبه رو مي باشد. مي توان گفت بين بودجه اختصاصي براي پرسنل IT و توانايي سازمانهاي دولتي براي جذب افراد داراي صلاحيت و تخصص رابطه اي مثبت وجود دارد.
از بين مدل هاي معرفي شده مدل Conklin به صورتي دقيق تر عوامل موجود در بخش دولتي را مدنظر قرار مي دهد . اگر چه اين مدل در مدنظر قرار دادن سرمايه و گرايشات براي استفاده از متدولوژي ها اجراي تكنولوژي داراي ضعف مي باشد. سرمايه در دسترس عاملي اساسي در تعيين اينكه آيا يك تكنولوژي اتخاذ مي گردد و منابعي كه مي تواند براي استقرار تكنولوژي تخصيص داده شود مي باشد.
يافته ها نشان مي دهد كه تفاوتهاي چشمگيري در استفاده از سيستم مديريت دانش در بخش خصوصي و دولتي وجود دارد. بخش دولتي سرمايه گذاري اندكي براي استفاده از اين سيستم ها نموده است در حالي كه سيستم هاي مديريت دانش مي توانند تاثير مثبتي بر موفقيت پروژه هاي IT داشته باشند. ابزار هاي مديريت دانش مي توانند باعث كمرنگ تر شدن مرز بين سازمانهاي بخش دولتي گردند، كاهش اين مرزها براي تحويل با كيفيت تر و به موقع تر خدمات داراي اهميت فراوان مي باشد. نتيجه اينكه ايجاد و توسعه يك سيستم مديريت دانش مقدمه اي اساسي براي افزايش قابليت همكاري سيستم هاي IT ميان واحدهاي بخش دولتي مي باشد
زماني كه اين موضوع را مرور مي كنيم كه سازمانها چگونه فكر ميكنند، چگونه اداره مي شوند و چگونه استراتژي خود را در مورد تكنولوژي مشخص مي كنند مي بينيم كه بخش خصوصي داراي رتبه بالاتري مي گردد. وجود مطابقت بين استراتژي و تكنولوژي پايه و اساسي براي موفقيت پروژه هاي IT مي باشد. مي توان گفت كه بخش دولتي در مورد مسائل برنامه ريزي، سياست، استانداردهاي كيفيت، مديريت و اولويت بندي استفاده از تكنولوژي نسبت به بخش خصوصي سهل انگاري بيشتري نشان مي هد و اين از جمله عواملي است كه بر عدم موفقيت پروژه ها در بخش دولتي تاثير مي گذارد. البته خاطر نشان بايد كرد كه مطالب بيان شده به اين موضوع اشاره ندارد كه بخش خصوصي داراي نتايج مثبتي از به كارگيري تكنولوژي بوده است. در اينجا بخش دولتي مدنظر بوده و سعي شده است مطالب مربوط به اين بخش عنوان شود و در عين حال مقايسه اي با بخش خصوصي انجام شود. درك تفاوتهاي موجود در جهت گيري هاي تكنولوژي كه شامل تفاوت در استراتژي، فلسفه و دانش مي باشد مي تواند به سازمانها و موسسات دولتي كمك كند وقتي كه با مسائل مربوط به تكنولوژي رو به رو مي شوند تصميمات مديريتي بهتري اتخاذ كنند. اين نتايج مي تواند براي مديران، سياستگذاران و كاربرد تكنولوژي در بخش دولتي مفيد باشد.