[Zohreh Gholami]

(بخش اول)

مدیریت ریسک در پروژه های IT


چکیده:
امروزه اطلاعات بعنوان عاملي پر ارزش در كنار ساير عوامل توليد بشمار مي آيد. با تغييرات سريع تكنولوژيك، جهاني شدن وگسترده تر شدن دامنه فعاليت موسسات ، وجود سيستمهاي اطلاعاتي كارآمد از الزامات رسيدن به مزيت رقابتي است . اين مقاله تلاشي است در جهت تبيين نقش مديريت ريسك درموفقيت پروژه هاي فن آوري اطلاعات و چگونگي مديريت موثر آن. و به این نتیجه می رسیم که شناسايي و مديريت ريسكهاي مشاهده شده قبل و حين اجراي پروژه های  IT نقش اساسي ايفا مي كند. مديريت ريسك باید يك فعاليت پيشگيرانه باشد. و برای موفقیت لازم است از یک روش استاندارد ( چارچوب) استفاده شود. بهره گیری از چارچوب و روش استاندارد باعث میشود مدیران از اشتباهاتی مثل ازدست دادن فرصت ها و تهديدات و صرف زمان و منابع زیاد مصون بمانند. و درنهایت ، موفقيت در شناسايي و كاهش ريسكهاي پروژه ميتواند مخاطرات و مشكلات فني و غيرفني را براي مديران و ذينفعان كليدي مشهود كرده منابع را درحوزه هايي كه ريسك بالاست متمركز نمايد و ضمن قراردادن ريسك ها در محدوده هاي منطقي آنها را به شيوه¬اي صحيح و قابل سنجش مديريت كنند.


كلمات كليدي:
فن آوري اطلاعات،  مديريت ريسك، برنامه ريزي ريسك، رساله الکترونیکی


مقدمه:
مزاياي غيرقابل انكار فن آوري اطلاعات (IT) در افزايش دقت و سرعت جريان امور، افزايش كيفيت جهاني، كاهش هزينه ها و رضايت بيشتر مشتريان باعث شده سازمانها به سرعت به استقرار و استفاده از سيستمهاي اطلاعاتي روي آورند . آز آنجا كه كسب منافع گوناگون مالي و اقتصادي تنها دليل اجراي يك پروژة فن آوري اطلاعات است از اينرو تعريف موفقيت در ابتداي پروژه و شناسايي و مديريت ريسك ها و مخاطرات و روشي كه بتوان آنها را پيگيري نمود، از الزامات اساسي موفقيت پروژه هاي فن اوري اطلاعات است .از آنجاييكه پروژه در يك محيط واقعي اجرا مي شود, بندرت مي تواند دقيقا با طرح مورد نظر مطابقت كند. مديريت ريسك پروژه يكي از مباحث مهم در پروژه های آی تی مي باشد. مديريت ريسك بر روي استراتژي هاي شناخت, آناليز و توسعه به منظور پاسخگويي به ريسك پروژه متمركز است. هدف مديريت ريسك اجتناب از ريسك نيست بلكه تصميم گيري درست در هنگام مواجهه با ريسك است.واغلب پروژه ها از يك روش واحد در مديريت ريسك استفاده نمي كنند.


تعریف ریسک:                         
PMBOK  ريسك پروژه را بصورت زير تعريف می  كند : " يك اتفاق غير منتظره يا شرايطي كه در صورت وقوع, تاثيرات منفي يا مثبت بر روي اهداف پروژه مي گذارند."اين تعريف نقطه شروع مهمي براي درك ريسك هاي پروژه است. ريسك پروژه ناشي از موقعيت غير قابل اطمينان است. شرايط غير مطمئن ناشي از تلاش ما در جهت پيش بيني آينده بر اساس تخمين ها, فرضيات و دانش اندك ماست. هر چند كه ريسك حاصل ازتهديدات و مشكلات غير قابل انتظار, باعث توقف و صدمه مي شوند. اما تمركز مديريت ريسك بر جنبه مثبت اتفاقات و فرصت هاست. بنابراين دانستن اينكه چه اتفاقي ممكن است تاثير مثبت بر روي پروژه داشته باشد بسيار حائز اهميت است.


تعریف مدیریت ریسک :
PMBOK مديريت ريسك پروژه را به اين ترتيب شرح مي دهد: " يك فرآيند سيستماتيك از شناخت, آناليز و پاسخگويي به ريسك. اين فرآيند, احتمال و نتايج مثبت اتفاقات را افزايش و نتايج منفي آنرا كاهش مي دهد" اين تعريف بيان مي دارد كه فرايند سيستماتيك نياز به مديريت ريسك پروژه بصورت موثر دارد.
شكل 1 هفت مرحله مديريت ريسك پروژه هاي IT را نشان مي دهد.

شکل 1  :مراحل مديريت ريسك پروژه هاي IT    [/b]
[/size][/center]

شناخت ريسك هاي پروژه هاي IT : شناخت ريسك با ايجاد ليستي از مخاطرات, فرصت ها و تهديدات كه اهداف پروژه را تحت تاثير قرار مي دهند بسيار آسان است. هر ريسك و فعاليت هايش بايستي مستند شوند.

چارچوب مديريت ريسك پروژه هاي IT :فرآيند و تكنيك هاي مختلفي براي شناسايي و تخمين ريسك ها بكار گرفته مي شود. شكل٢ چارچوبي براي شناسايي و درك منشا و تاثيرات ريسك هاي پروژه هاي IT را نشان مي دهد.

شکل2 :چارچوب ريسك هاي پروژه هاي IT[/b]
[/size][/center]

همانطور كه مي بينيم MOV ( Measurable Organization Value ) هسته مركزي اين چارچوب است. MOV در واقع هدف اصلي يك پروژه است و value هاي قابل اندازه گيري كه يك سازمان  از پروژه انتظار دارد را معين مي كند. لايه بعدي شامل اهداف پروژه در قالب Scope ، كيفيت ، زمانبندي و بودجه است. لايه سوم بر روي منشا ريسك پروژه هاي IT تكيه مي كند.لايه بعد بر منشا ريسك تاكيد دارد كه بصورت داخلي و يا خارجي به پروژه تحميل شده است. لايه پنجم شامل 3 نوع ريسك: ريسك هاي شناخته شده , ريسك هاي شناخته- ناشناخته و ريسك هاي ناشناخته - نا شناخته می باشد. لایه آخر, بكاربردن چارچوب مديريت ريسك پروژه هاي IT می باشد.تيم پروژه مي تواند از فازهاي پروژه تعريف شده در لايه خارجي چارچوب شروع كند. با استفاده از WBS  (استفاده از ساختار تجزيه كاري پروژه WBS )و بسته هاي كاري مجزا, تيم مي تواند ريسك های در فازهاي مختلف پروژه را تشخيص دهد.زمانيکه طرح برای پاسخگويی ريسک آماده شد، Trigger های مختلف بايستی مرتباَ به منظور دنبال نمودن ريسک پروژه های IT، عمل مانيتورينگ را انجام دهند.  بعلاوه فرصت ها و تهديدهای جديدی ممکن است ظاهر شوند. بنابراين بايد ذينفعان پروژه مراقب باشند. كنترل و مانيتورينگ ريسک جزيی از کنترل و مانيتورينگ پروژه است که بر پايه متريک هايی برای کمک به شناخت ريسکها و ارتباط با آنها استوار است. آناليز ريسك هم به منظور تعيين فرصت ها و تهديدهاي حاصل از ريسك است كه تا چه حد و به چه نوع تهديد و فرصتي بايد سريعاً پاسخ داد و توجه نمود. آناليز و تشخيص ريسك روشي سيستماتيك براي ارزيابي ريسك هايي است كه ذينفعان پروژه مي شناسند. هدف از آناليز ريسك تعيين احتمال ريسك هاي شناخته شده و اثر آنها بر روي پروژه است.اما در مورد مطالعه ما 7 مرحله مدیریت ریسک به شرح زیر در نظر گرفته می شود.


1- برنامه ریزی ریسک
در این مرحله باید لیست ذینفعان  و تعهدات انها برای مدیریت ریسک گرفته می شود. در این پروژه لیست ذینفعان شامل: دانشجو، استاد راهنما، مدیر گروه، اداره آموزش، شورای بخش، دفتر بخش، مسئول کتابخانه، ممتحن، محقق و مرکز جمع آوری مستندات علمی می باشند که هر کدام باید تعهدات مربوط به خود برای مدیریت ریسک را داشته باشند.

2- شناسایی ریسک
در این مرحله دسته بندی ریسک از نظر نوع اثر و منشا تولید آن و در نهایت لیست ریسکهای پیش بینی شده برای پروژه سیستم مدیریت اطلاعات رساله های الکترونیکی ارائه می شود.
ریسکها از نظر نوع تاثیر به سه دسته تقسیم بندی می شوند:

نوع اثر                شرح
پروژه                ریسکهایی که روی زمان بندی و منابع پروژه اثر گذارند
محصول              ریسکهایی که روی کیفیت و کارایی نرم افزار اثرگذارند
کسب و کار          ریسکهایی که در توسعه سازمان اثرگذارند

جدول1: تقسیم بندی ریسکها از نظر نوع تاثیر

منشا و عواملی که برای ریسکهای پروژه های نرم افزاری وجود دارند می توانند وابسته به عوامل مختلفی باشند:


منشأ ریسک                            شرح
Technology        ریسکهایی که در صورت ناکارامد بودن فناوری مانند نرم افزارها یا تجهیزات سخت افزاری حاصل می شوند
People              ریسکهای ناشی از افراد از جمله کاربران، تیم پروژه،کارمندان و ...
Organizational    ریسکهایی که از سازمان ناشی می شود مانند عدم تعهد و تغییر در مدیریت و ...
Tools                ریسکهای ناشی از ابزارهای مورد استفاده
Requirements    ریسکهای ناشی از عدم شناسایی درست نیازمندیها و تغییرات عمده در آنها
Estimation        ریسکهای ناشی از تخمین درست زمان و هزینه
Legal                ریسکهای ناشی از مسائل قانونی
Process            ریسکهای ناشی از فرایندهای ناصحیح
Environment      ریسکهای ناشی از محیط

جدول2: منشا ریسک
ادامه دارد ...