[Amir Shahbazzadeh]

مدیریت فرآیند تجاری شامل مفاهیم، متدها، تکنیکها برای طراحی، نظارت، پیکربندی، اجرا و آنالیز فرایندهای تجاری می‌باشد. این فرایندها دربرگیرنده افراد، سازمان، سیستم و دیگر منابع اطلاعاتی می‌باشند.

1-چرخه حیات فرآیندهای تجاری
۲- مزایای مدیریت فرایندهای تجاری

چرخه حیات فرآیندهای تجاری

مدیریت فرآیند تجاری طی یک چرخه اتفاق می‌افتد. این چرخه شامل فازهایی است که به هم مرتبط می‌باشند:

طراحی و آنالیز

فاز طراحی و آنالیز نقطه شروع این چرخه می‌باشد. در این مرحله سازمان، فرایندهای تجاری و محیط فنی و تکنیکی بررسی می‌شوند و بر مبنای این بررسی فرایندها شناسایی، بازبینی، اعتبارسنجی می‌شوند و در نهایت با مدلسازی ارائه می‌شوند. فرایندهایی که با مدلها و نشان گذاری‌های گرافیکی ارائه می‌شوند باعث تسهیل در فهم فرایندها می‌شوند بنابراین ذینفعان مختلف می‌توانند به صورت موثر در تعریف و بهبود فرایندها شرکت کنند. تکنیکهای مدل‌سازی، اعتبارسنجی، شبیه سازی و تایید فرایند در این فاز انجام می‌شوند.
پیکربندی

پس از مدل‌سازی و تایید فرایندها، این فرایندها باید پیاده‌سازی شوند. روش‌های مختلفی برای انجام این کار موجود می‌باشد. آنها می‌توانند با یک مجموعه از سیاستها و رویه‌هایی که توسط افراد سازمان پذیرفته شده‌است انجام شوند. در این حالت ممکن است که اجرای فرایندها بدون هیچ سیستم نرم‌افزاری باشد. در این مرحله سیستم نرم‌افزاری برای اجرای فرایندها پیاده سازی می‌شود. مدلسازی فرایندها در پیاده سازی این سیستم‌ها کمک می‌کند. این سیستم باید مطابق با محیط سازمان و فرایندهای تایید شده ان باشد. این پیکربندی شامل تعاملات کارمندان با سیستم و یکپارچه کردن سیستم‌های نرم‌افزاری موجود با سیستم مدیریت فرایند تجاری می‌باشد. اغلب در سازمانها فرایندها با سیستم‌های موجود پشتیبانی می‌شوند در این فاز پیکربندی باید بتوان سیستم‌های موجود را به سیستم مدیریت فرایند تجاری ضمیمه کرد. سیستم مدیریت اطلاعات فرایندهای تجاری جنبه تراکنشی دارد.

اجرایی کردن

بعد از پیکربندی سیستم فرایندها به صورت قانونی در می‌ایند. این فاز فرایندهای واقعی و در حال اجرا را شامل می‌شود. فرایندها برای رسیدن به اهداف کسب و کار راه اندازی شده‌اند. این فرایندها رویدادهای تعریف شده را دنبال می‌کنند. سیستم مدیریت فرایند تجاری به طور موثر اجرای فرایندهای تجاری را کنترل می‌کند. مولفه نظارت در سیستم مدیریت فرایند تجاری وضعیت فرایندها را مشخص می‌کند. نظارت فرایندها یک مکانیزم مهم در صحت اطلاعات فرایندها می‌باشد. اطلاعات مربوط به جزییات فرایندها در سیستم مدیریت فرایند تجاری قابل دسترس می‌باشد. اطلاعات نظارتی بر مبنای وضعیت فرایندها می‌باشد. در این فاز داده‌های اجرایی با ارزش به صورت Log File جمع اوری می‌شوند.
ارزیابی

در این فاز از اطلاعات موجود برای ارزیابی و بهبود مدلهای فرایندی استفاده می‌شود. این ارزیابی با تکنیک‌های مانند کاوش فرایند و نظارت بر فعالیتهای تجاری انجام می‌شود. این تکنیک‌ها به شرح زیر می‌باشند:

کاوش فرآیند

کاوش فرآیند مجموعه‌ای از روشها و ابزارهای مرتبط با نظارت بر فرآیند می‌باشد. هدف از کاوش فرآیند، تحلیل ثبت وقایع (Event Logs) استخراج شده در طی نظارت بر فرآیند و مقایسه آنها با یک مدل فرآیند منطقی می‌باشد. این کاوش را از سه منظر می‌توان بررسی کرد: منظر فرایندی: در این منظر کنترل گردش کار و علت انجام فرایندها بررسی می‌شود. منظر سازمانی: در این منظر ساختار سازمانی و افراد درگیر در فرایند مورد نظر می‌باشند. منظر داده‌ای: در این منظر داده‌ها مورد بررسی قرار می‌گیرند.

نظارت بر فعالیت تجاری
نظارت بر فعالیت تجاری، نظارت اتوماتیک بر فعالیت فرایند کسب و کار است و به صورت ماژولی در سیستم مدیریت فرایند تجاری پیاده‌سازی می‌شود. به منظور استفاده از BAM باید شاخص‌های کلیدی کارآیی شناسایی شوند و سیستمی به منظور نظارت و پاسخگویی به تغییرات به صورت بی‌درنگ ساخته شود.

مزایای مدیریت فرآیندهای تجاری

مدیریت فرایند تجاری علاوه بر خودکارسازی گردش کار قابلیتهای دیگری را فراهم کرده‌است این قابلیتها به سازمانها این امکان را می‌دهند که بتوانند فرایندهای بیشتری را کنترل کنند. برخی از مزایای استفاده از PBM به شرح زیر می‌باشد:
مستندسازی و تعریف فرایندها: استانداردهایی مانند BPMN امکان مستندسازی فرایندها را فراهم می‌نماید. خودکار سازی اجرای فرایندها: با BPM تمام قوانین و منطق‌های تجاری سازمان اتوماتیک خواهند شد.
شناسایی فرصتها و بهبود فرایندها: همچنین BPM معیارهایی را فراهم می‌کند برای اندازه گیری هزینه فرایندها و زمان اجرا که در این صورت بهینه سازی بر اساس نتایج واقعی خواهد بود.
    حذف فعالیتهای غیر ضروری: در BPM به کمک مدلسازی فرایندها، سازمانها می‌توانند فرصتی برای حذف کارهای غیر ضروری داشته باشند.
    کنترل کارایی فرایندهای در حال اجرا: BPM با ابزارهای نظارتی امکان نظارت وضعیت فرایندها را ممکن می‌سازد در نتیجه این کنترل باعث ثبات و سازگاری فرایندها برای رسیدن به کیفیت بیشتر و بهینه کردن انها برای کارایی بیشتر می‌شود همچنین قابلیت اندازه گیری انها باعث می‌شود که دید مدیریتی بهتری داشته باشیم.
    همکاری مشتری‌ها و شرکا در فرایندهای تجاری: BPM امکان همکاری مشتریان و شرکا را ازخارج از سازمان فراهم می‌کند. و برای فرایندهایی که در خارج از محدوده سازمان قرار دارند. بسیار کاربردی خواهد بود.
    کاهش منابع مورد نیاز: فرایندهای کسب و کار به افراد و منابع بسیاری نیاز دارند تا اجرا شوند. BPM می‌تواند تعداد منابع مورد نیاز برای یک فرایند را کاهش می‌دهد
    افزایش هماهنگی: BPM هماهنگی بین بخش‌های مختلف یک شرکت را از بعد جغرافیایی بهبود می‌بخشد.
    افزایش سرعت اجرای سیکل فرآیندها: BPM با کاهش زمان اجرای فرایندها و امکان اجرای موازی انها سرعت کسب و کار را بهبود می‌دهد.
    افزایش رضایتمندی مشتری: با کاهش زمان اجرا و اطمینان از درستی انها باعث می‌شود که مشتریان سریعتر و اسانتر به نیازمندی‌های خودشان برسند.
    چابکی سازمان: BPM این امکان را برای سازمانها فراهم می‌کند که در صورت تغییر شرایط به راحتی بتوانند تغییرات را در فرایندها اعمال کنند. به این ترتیب به حفظ موقعیت سازمان در بازار رقابتی کمک می‌نماید.

جعبه متن

۱. Van der Aalst, W.M.P and Reijers,H.A and Weijters A.J.M.M and Van Dongen, B.F. and Alves de Medeiros, A.K and Song,M and Verbeek,H.M.W (۲۰۰۷) " Business process mining: An industrial application ", Information Systems,vol. ۳۲,pp. ۷۱۳–۷۳۲

۲. Van der Aalst, W.M.P. (۲۰۰۷) " Exploring the CSCW spectrum using process mining ", Advanced Engineering Informatics,vol.۲۱,pp.۱۹۱-۱۹۹

۳. Weske, M. (۲۰۰۷) "Business Process Management Concept, Language, Architecture", Germany, Springer.