تعریف حسابهای پرداختنی
اصطلاح حساب های پرداختنی به بدهی های ناشی از خرید کالا و خدمات ، در جریان عادی تجارت گفته می شود . که شامل ، خرید نسیه کالا ، مواد اولیه ، دارایی های ثابت و اثاثه اداری است .
ماهیت بدهی های بهره دار
مهمترین مشکل حسابرسان در بررسی بدهی‌ها ، کمتر از واقع نشان داده شدن یا حتی از قلم افتادگی بدهی هاست . کمتر از واقع نشان دادن بدهی‌ها به اندازه بیش از واقع نشان دادن دارایی‌ها ، وضع مالی شرکت را بهتر نشان میدهد و تخلف‌ها را می‌پوشاند .
کمتر از واقع نشان دادن بدهی‌ها معمولاً با کمتر از واقع نشان دادن هزینه‌ها و بیش از واقع نشان دادن سود خالص همراه است . بنابر این روش‌های حسابرسی بدهی‌ها باید به گونه ای طراحی شوند ، که کامل بودن بدهیهای ثبت شده را آشکار سازد .
روش‌های کشف کمتر از واقع نشان دادن بدهی‌ها متفاوت از روش‌های حسابرسی برای کشف بیش از واقع نشان داده شدن دارایی‌هاست . بیش از واقع نشان دادن دارایی‌ها معمولاً با یک ثبت نادرست در مدارک حسابداری همراه است . برعکس کمتر از واقع نشان دادن یک بدهی عموماً با ثبت نکردن معامله ای صورت می گیرد که بدهی را به وجود آورده است . کشف یک ثبت از قلم افتاده ، به مراتب مشکل‌تر از کشف یک ثبت جعلی می باشد . حسابرسان از مدت ها پیش تشخیص داده‌اند که پیچیده‌ترین تخلف ، تقلبی است که با ثبت نکردن معاملات بوجود می آید …
اهداف حسابرسان از رسیدگی به حساب های پرداختنی
- کفایت سیستم کنترل داخلی حساب های پرداختنی و چرخه خرید و پرداخت ها .
- اعتبار حساب های پرداختنی ثبت شده . (رخداد و تعهد)
- ثبت دفاتر بودن تمام حساب های پرداختنی . (کامل بودن)
- صحت محاسبات ریاضی جداول پشتوانه حساب های پرداختنی و انطباق آن ها با حساب های دفتر کل .( صحت محاسبات ریاضی)
- درستی ارزشیابی حساب های پرداختنی .
- کفایت افشاء و چگونگی ارائه پرداختی ها در صورت های مالی .
سیستم کنترل داخلی حساب های پرداختنی
- الف) دایره انبار یا دایره کنترل موجودی‌ها ، درخواست خریدی را تهیه و تصویب می کند .
- ب) درخواست خرید برای دایره خرید ارسال می شود .
- ج) نسخه ای از این درخواست خرید به ترتیب شماره در دایره تهیه کننده ، بایگانی می گردد .
- د) مدارک بایگانی شده در مرحله قبل ، با سفارش خرید تنظیم شده و نهایتاً گزارش دریافت کالا مطابقت داده می شود .
- ه) دایره خرید با دریافت درخواست خرید لزوم سفارش دادن مواد و کالای درخواستی را تعیین می‌کند .
- و) پس از کسب مجوز خرید ، تدارکات (دایره خرید) فروشنده مناسب را با توجه به قیمت اعلامی توسط آن ها انتخاب می کند .
- ز) کنترلی که انتظار می رود حسابرسان در یک دایره حساب پرداختنی مناسب با آن روبه رو شوند ، مطابقت ماهانه جزئیات حساب های پرداختنی ( یا برگه های پرداختنی ) ، با حساب کنترل بستانکاران در دفتر کل است .
سایر حسابها و اسناد پرداختنی
هدف از حساب و موارد ثبت:
هدف از حساب : این حساب میزان بدههیای کوتاه مدت شرکت که در هیچ یک از طبقات بدهیهای جاری قابل طبقه بندی نمیباشد را نشان میدهد.
موارد ثبت : مبالغ مربوط به تعهدات شرکت و سفته و برواتی که برمبنای آن واحد تجاری متعهد به پرداخت مبالغی مشخص در زمانهای معین طی سال مالی آتی است و همچنین تسویه تعهدات مذکور این حساب مورد ثبت قرار می گیرد
اقلام مندرج و حسابهای متقابل
اقلام قابل درج در این حساب بشرح زیر میباشند :
بستانکار : مبالغ مربوط به تعهدات کوتاه مدت شرکت به اشخاص ثالث اسناد پرداختنی غیر تجاری کوتاه مدت وصول وجه نقد به نیابت از طرف اشخاص ثالث و دریافت وجه به عنوان تضمین حسن انجام کار و همچنین سایر حسابهای سپرده های پرداختنی و ذخائر هزینه های پرداختنی در این حساب بستانکار و حساب موجودی نقد یا حسب مورد سایر حسابها بدهکار می گردد.
بدهکار : مبالغ مربوط به واریز تعهدات استرداد وجوه دریافتی بابت سپرده در این حساب بدهکار و حساب موجودی نقد یا حسب مورد سایر حسابها بستانکار می گردد .
سایر نکات :
1- در خصوص خرید مواد و کالا و خدمات غیر تجاری بشرحی که در تعریف مربوط به حسابها و اسناد پراختنی تجاری آمده است عمل می گردد با این تفاوت که حسابهای مورد ثبت در سطح کل و معین متفاوت است.
2- سایر حسابها و اسناد پرداختنی ارزی بایستی در پایان هر سال مالی بر اساس نرخ رسمی ارز مربوطه تسعیر و سود و زیان حاصل در حساب اندوخته سود و زیان تسعیر نرخ ارز منظور شود.
حسابهای دریافتنی تجاری
هدف از حساب و موارد ثبت:
هدف از حساب : این حســاب میـــزان مطالبات شرکت نمونه با سررسید های کوتاه مدت که از فروش اعتباری کالا یا خدمات مرتبط با
فعالیت اصلی شرکت, حاصل میگردد را نشان میدهد .
مــوارد ثـبـت : بهنگام فروش کالا و ارائه خدمات , دریافت اسناد از مشتریان در خصوص تسویه بدهی وهمچنین دریافت وجوه نقد از
آنان , این حساب مورد ثبت قرار میگیرد .
اقلام مندرج و حسابهای متقابل :
اقلام قابل درج در این حساب بشرح زیر میباشند :
بدهکار : مبالغ مرتبط با فروش کالاو خدمات به مشتریان ( مرتبط با فعالیت اصلی شرکت ) به صورت نسیه, دراین حساب
بدهکار و متقابلا" حسابهای " فروش کالا " بستانکارمیگردد .
بستانکار : مبالغ واریزی توسط مشتریان یااسناد دریافتنی از آنان جهت تسویه بدهی , این حساب بستانکار و متقابلا" حسابهای
" موجودی نقد " و " اسناد دریافتنی تجاری " حسب مورد بدهکار میگردند .
سایر نکات :
1- سررسید حسابها و اسناد دریافتنی تجاری طی سال مالی آتی است .چنانچه انتظار نرود وجه " حسابها و اسناد دریافتنی تجاری " طی چرخه عملیات عادی شرکت یا یک سال (هرکدام طولانی تر باشد ) وصول گردد , بایستی مبالغ با اینگونه حسابها و اسناد دریافتنی تجاری از این حساب خارج و در سر فصل حسابهای تجاری بلند مدت طبقه بندی گردد .
2- در خصوص ایجاد ذخیره مطالبات مشکوک الوصول و سوخت مطالبات توضیحات لازم در تعریف حساب " ذخیره مطالبات مشکوک الوصول" آمده است .
3- از آنجا که تهیه " صورت جریان وجوه نقد " به روش مستقیم مستلزم طبقه بندی صحیح " حسابها و اسناد دریافتنی تجاری " می باشد بنابر این بایستی کلیه مطالبات مرتبط با عملیات اصلی شرکت به صورت دقیق شناسائی و در حساب مذکور انعکاس یابد.
4- حسابها و اسناد دریافتنی تجاری ارزی بایستی در پایان سال مالی بر اساس نرخ تسعیر ارز مربوطه محاسبه و تفاوت رقم انعکاس یافته در حسابها و رقم قابل انعکاس در حسابها به حساب اندوخته سود و زیان تسعیر نرخ ارز منظور شود.
چارت حسابهای پرداختنی بین المللی
منابع : انجمن حسابداری ایران - موسسه حسابداری ترازپردازان طاها
