دفاتر قانونی
1 کنترل دفاتر از لحاظ پلمپ و مهر و تاریخ
2. کنترل سند افتتاحیه از لحاظ مبلغ و حسابهای کل
3. کنترل خط خوردگی و ارقام ثبت شده
4. کنترل جمع صفحات
5. کنترل ردیفهای خالی و نانویس
کنترل دفاتر از لحاظ پلمپ و مهر و تاریخ
اولین کنترلی که ممیزین محترم مالیاتی انجام خواهند داد توجه به قانونی بودن دفاتر ارائه شده در سال مورد رسیدگی خواهد بود کنترل پلمپ دفاتر و مهر و تاریخ و شماره گذاری اداره ثبت شرکتهااز اولین مورد بررسی توسط مامورین اداره مالیاتی می باشد.
باید دانست همه ساله اداره ثبت شرکتها لیستی از شرکتهاو موسساتی را که نسبت به دریافت دفاتر قانونی اقدام نموده اند به دارائی اعلام می نماید.
کنترل سند افتتاحیه از لحاظ مبلغ و حسابهای کل
بررسی دیگری که توسط ممیزین محترم صورت می گیرد کنترل ارقام سند وحسابهای کل ثبت شده سندافتتاحیه با مانده های دوره قبل می باشد که حسابداران محترم باید دقت کافی در این امر بنمایند.
کنترل خط خوردگی و ارقام ثبت شده
یکی از مواردی که جزئی از بررسی ممیزین دارائی می باشد توجه به خط خوردگی و مخدوش بودن ثبتهای انجام شده است که حسابداران در هنگام ثبت توجه خاصی به ثبت دفاتر روزنامه و کل داشته باشند و سعی نمایند در محل کار محیط مساعد و آرامی را به هنگام ثبت ایجاد نمایند و در صورتی که اشتباها عددی را به اشتباه ثبت نمودند فرضا به اشتباه عدد 926 را 962 ثبت کردند با خودکار قرمز روی عدد 62 یک خط کوچک به پهنای عدد کشیده شود و بالای عدد 2 عدد 6 و بالای عدد 6 عدد 2 را ثبت می نمایند.
حالت دیگری که ممکن است در این خصوص پیش بیاید اشتباه ثبت اعداد در ردیفهای یکان و دهگان و ..... که ناشی از خستگی و بی توجهی دفتر نویس می باشد در این حالت هم دقیقا روی ثبت اشتباه خط قرمز کشیده و بالای ردیفهایی که باید عدد صحیح ثبت شود اقدام به ثبت لازم نمود.
اشتباه بعدی در دفتر نویسی ثبت ارقام بدهکار در ردیف بستانکار و بستانکار در بدهکار است که باز هم در اثر خستکی و بی دقتی ثبات خواهد بود که البته برای جلوگیری از این مورد ثبات قبل از ثبت دفاتر قانونی به دلیل اینکه نگاه به ردیفهای پر از خطوط عمودی و افقی خستگی آور است قبل از نوشتن هر برگه از دفاتر کانون چشمی خود رابا ردیفهای دفتر تطبیق دهد و اینکه بعد از ثبت رقم اول یکبار ثبت خود را در ردیف کنترل نمایند این مورد در حسابهایی پیش می آید که معمولا ردیفهای آنها همیشه بدهکار هستند مانند حسابهای هزینه چون در صورت عدم دقت ممکن است یک صفحه دفتر کل از ابتدا تا انتها ثبت بدهکار در ردیف بستانکار نوشته شود.
سعی نمائید در هنگام ثبت دفتر کل از ابتدا نسبت به تقسیم برگه های آن با تعداد ردیفهای هر حساب اقدام نمائید زیرااگر بعد از ثبت هر حساب بلافاصله صفحه بعدی را برای ثبت حساب دیگر انتخاب نمائید که ممیز نتواند به هر بهانه برای گیر دادن به مدارک شما متوسل شود
–این در خصوص شرکتهایی صدق می نماید که در پایان سال نسبت به ثبت دفاتر اقدام می نمایند.
کنترل جمع صفحات
ممیزین مالیاتی معمولا برای صحت ثبت ارقام به صورت موردی نسبت به جمع ردیفهای بدهکار یا بستانکار بعضی از حسابها اقدام مینمایند البته اشتباه در جمع دلیلی برای رد دفاتر نخواهد بود ولی ممکن است که رسیدگی کننده را برای کنترل بیشتر حساس تر نماید زیر حسابدار ممکن است ثبت رقمی را فراموش نموده باشد و بخواهد جمع صفحه ای که اشتباه در آن رخ داد باشد را مطابق با جمع ثبت آن سند بنویسد.
کنترل ردیفهای خالی و نانویس
یکی دیگر از موردهای بررسی ممیزین مالیاتی ردیفهای نانوشته در دفتر روزنامه می باشد باید دقت نمائید که شما مجاز هستید که یک ردیف در آخر ثبت هر سند برای نوشتن شرح سند خالی بگذارید که امروز معمولا دیگر کسی در این ردیف ثبتی انجام نمیدهد به کرات دیده شده است که به خاطر حساسیت بعضی از ممیزان خواسته شده است که این ردیف را خالی ننهاده و حداقل با خودکار مشکی یک خط دقیقا بروی ردیف نوشته نشده کشیده شود حسابداران محترم اگر دقیقا همیشه همین ردیف را خالی بگذارد به خاطر رعایت فاصله بین اسناد ثبت شده تلقی شده و هیچ ممیزی نمی تواند به واسطه آن اقدام به رد دفاتر نماید البته داشتن ردیفهای خالی بین اسناد بصورت متفرقه رد دفاتر قانونی را در پی خواهد داشت .