شیوه علمی در هزینه‌یابی پروژه‌ها

با پیشرفت روش‌های مدیریتی و نیز افزایش رقابت در بازار، سیستم‌های حسابداری قیمت تمام شده و هزینه‌یابی استاندارد، پاسخگوی نیازهای روز برای سنجش و کنترل هزینه‌های فرایند ساخت و تولید نیستند. بنابراین، برای کنترل بهتر و دقیق‌تر هزینه‌ها به روش‌های بهتری نیاز است. در این زمینه، روش‌هایی نظیر هزینه‌یابی مبتنی بر فعالیت، مطرح شده‌اند.

در روش هزینه‌یابی مبتنی بر فرایند، هزینه فعالیت‌ها با دیدگاه میزان تاثیر آنها، دسته‌بندی و مقایسه می‌شوند که امکان کنترل بهتر هزینه‌ها را فراهم کرده و با ارائه اطلاعات تفصیلی در رابطه با انجام عملیات پیشگیرانه از بدی نتایج حاصل از آن در خروجی‌ها، امکان تصمیم‌سازی استراتژیک را برای مدیران فراهم می‌کند.

مدیریت پروژه، زمینه‌ای است که در آن به دلیل ریسک بالا، ماهیت احتمالی فعالیت‌ها و نتایج خروجی آنها، نیاز به روش‌های دقیق‌تر و نوین احساس می‌شود. در این مقاله، ابتدا زمینه هزینه‌یابی، معرفی می‌شود سپس با تعریف ساختاری عمومی برای فعالیت پروژه‌ها، هزینه‌های مربوط به سرمایه‌گذاری و هزینه‌های پیشگیرانه فعالیت‌ها شناسایی شده و در نهایت با دسته‌بندی این هزینه‌ها، ساختار کلی هزینه‌یابی در پروژه‌ها معرفی می‌شود.

روش هزینه‌یابی مبتنی بر فرایند، به لحاظ مفهومی به دنبال سنجش و ایجاد تعادل بین هزینه‌های پیشگیرانه و هزینه‌های تضمین‌کننده در برابر هزینه‌های ضایعات و نارضایتی مشتری است. در این روش که در دل سیستم حسابداری مالی و صنعتی ایجاد می‌شود هزینه انجام فعالیت‌ها با دیدگاه میزان تاثیر آنها، دسته‌بندی و مقایسه می‌شوند.

حسابداری صنعتی با تعیین اینکه ما چقدر برای دستیابی به نتیجه هزینه می‌کنیم و در مقابل چقدر هزینه‌های ضایعات و موانع داریم، امکان کنترل بهتر هزینه‌ها را فراهم کرده و با ارائه اطلاعات تفصیلی در رابطه با انجام عملیات پیشگیرانه و نتایج حاصل از آن در خروجی‌ها، امکان تصمیم‌سازی استراتژیک را برای مدیران فراهم می‌کند.

با توجه به اینکه بخش قابل توجه هزینه‌های سازمان، در قالب هزینه‌های کیفیت سازمانی، دسته‌بندی می‌شوند، استفاده از روش‌های هزینه‌یابی، امکان کنترل دقیق اغلب هزینه‌های محسوس و حتی غیرمحسوس هزینه‌ها را فراهم می‌کند.

پروژه‌ها نیز از این قاعده مستثنی نیستند و یا حتی درصد قابل توجه‌تری از هزینه‌های مازاد و قابل صرفه‌جویی را نسبت به دیگر انواع تولیدی و ... شامل می‌شوند. بنابراین لزوم تحلیل و بررسی کارشناسی در این زمینه نمایان می‌شود.


● ساختار هزینه‌ها
هزینه‌ها شامل مخارجی است که تمامی عوامل اعم از تولیدکننده، مصرف‌کننده و یا جامعه از بابت محصول یا خدمات متحمل می‌شوند. هزینه‌های مرتبط با تولید عبارتند از: تهیه مواد اولیه، هزینه‌های به کارگیری یا عملیات (مخارج دستگاه‌ها و عوامل تولید)، مخارج مربوط به پیشگیری از بروز عیب، فعالیت‌های ارزیابی و استاندارد، بسته‌بندی و فروش و توزیع و...
در مورد دسته‌بندی هزینه‌ها در پروژه نظرات گوناگونی وجود دارد که رایج‌ترین این دسته‌بندی‌ها به قرار زیر است:

الف ) هزینه‌های عملیات:
شامل تمام هزینه‌هایی است که صرف خرید مواد اولیه، حقوق و دستمزد کارکنان و استهلاک سرمایه می‌شود.

ب ) هزینه‌های طرح‌ریزی، پشتیبانی و پیگیری:
این دسته شامل تمامی هزینه‌هایی است که برای ایجاد سیستم، فرهنگ و مدیریت برای تولید و پیشگیری از وقوع ایراد در محصولات و خدمات نهایی، صرف می‌شود. هزینه‌های طراحی سیستم، هزینه‌های آموزش و هزینه‌های گزارش‌گیری در این گروه، دسته‌بندی می‌شوند.

پ ) هزینه‌های ارزیابی:
تمامی هزینه‌های کنترلی نظیر بازرسی و آزمون مواد ورودی به خط، مواد حین تولید و محصولات نهایی، ارزیابی و ممیزی سیستم و ارزیابی پیمانکاران را دربرمی‌گیرد. فعالیت‌های ارزیابی برای حصول اطمینان از اجرای طرح‌های مشخص شده در بخش طرح‌ریزی، انجام می‌شود.

ت ) هزینه‌های ضایعات و سربار:
شامل هزینه‌های ضایعات و دورریز، هزینه‌های اصلاح مواد و قطعات فاقد کیفیت، هزینه‌های فروش محصول با قیمت کمتر، هزینه‌های متروک شدن اقلام انبار شده، هزینه‌های تورم نیروی کار و هزینه‌های مشابه است که در داخل سازمان به صورت مستقیم پرداخته می‌شوند.

ث ) هزینه‌های شکست برون سازمانی:‌
هزینه‌های شکست برونی شامل آن دسته از هزینه‌هایی است که پس از خروج محصول به دلیل عدم تأمین احتیاجات مشتریان به شرکت وارد می‌آید. برخی از این هزینه‌ها عبارتند از: هزینه‌های قطعات و مواد گارانتی یا ضمانت کیفیت کالا، هزینه‌های باز گرداندن محصول، هزینه‌های تعمیر محصول در دست مشتریان و هزینه‌های از دست دادن مشتریان.


● ساختار فعالیت‌ها در پروژه‌ها
پروژه، مجموعه‌ای از فعالیت‌های به هم وابسته برای تأمین یک هدف است که از سه ویژگی زیر پیروی می‌کند:

۱) منحصر به فرد بودن (تاثیر محیط، شرایط، نوع کارایی پروژه)

۲) حجم بالای فعالیت‌ها

۳) تکراری نبودن پروژه به صورت تولید انبوه

هر پروژه دارای ساختار جزءبندی کار (WBS) منحصر به فرد است که به دلیل تاثیر عوامل محیطی حتی برای پروژه‌های مشابه نیز یکسان نخواهد بود، اما در کلیات مجموعه فعالیت‌های پروژه‌ها می‌توان به نوعی توافق دست یافت.
فعالیت‌هایی که برای اطمینان از فرایند انجام پروژه و مطابقت آنها با اهداف پروژه طراحی، برنامه‌ریزی و اجرا می‌شوند را می‌توان به شکل منسجم طراحی کرد تا بررسی آن آسان‌تر شود. برای شناسایی و اندازه‌گیری هزینه‌های پروژه، ابتدا باید این فعالیت‌ها و نتایج حاصل از عدم انجام و یا انجام آنها شناسایی و در قالب سه گروه فعالیت‌های طرح‌ریزی، اجرا و ارزیابی طبقه‌بندی شوند. سپس نتایج حاصل از عدم انجام یا انجام ناقص این فعالیت‌ها تحلیل شده و در قالب هزینه‌های شکست درون و یا برون سازمانی طبقه‌بندی شوند. باید توجه داشت هر فعالیت پیشگیرانه‌‌ای باید بر نتایج شکست‌ها تاثیر داشته و باعث کاهش آنها شود. در غیر این صورت باید فعالیت مربوطه حذف شود.

پس از ایجاد ساختار دسته‌بندی مناسب و به نظم درآوردن هزینه‌ها می‌توان به بررسی و تحلیل هزینه‌های عمده و برنامه‌ریزی برای ایجاد چشم‌انداز مناسب در پروژه پرداخت.

آنچه که از دید مشتری، پروژه‌ای مهم است را می‌توان به سه دسته تقسیم کرد:
۱) قیمت،
۲) کیفیت
۳) سرعت تحویل.

بنابراین، هر چیزی که باعث کاهش کیفیت محصول، افزایش هزینه عملیات و تأخیر در تحویل پروژه شود به عنوان مانع، شناسایی خواهد شد.

حال به تعیین و شناسایی فعالیت‌هایی که در هر پروژه برای دستیابی نتایج انجام می‌شود، می‌پردازیم:

۱) مرحله امکان‌سنجی اقتصادی و فنی:
هزینه بررسی و مطالعات فنی، مکان‌یابی و بررسی‌های اقتصادی در برابر هزینه‌های زیان‌ده بودن پروژه و عدم دستیابی به تولید اسمی

۲) مرحله تهیه مدارک استعلام:
هزینه بررسی مدارک فنی استعلام در برابر هزینه اعمال تغییرات در طراحی و ساخت

۳) مرحله استعلام و بررسی پیمانکاران و انتخاب پیمانکار:
هزینه جمع‌آوری اطلاعات و بررسی سیستماتیک ارزیابی و انتخاب پیمانکاران در برابر هزینه‌های تأخیر در ساخت

۴) مرحله عقد قرارداد:
الف) هزینه بیمه سرمایه پروژه در برابر هزینه بروز حوادث غیر مترقبه.
ب) هزینه بازبینی فنی – حقوقی قرارداد توسط متخصصان در برابر دستمزد آنها

۵) مرحله طراحی:
هزینه انجام بازرسی و تایید نقشه‌ها توسط متخصص حرفه‌ای در برابر دستمزد متخصصان و هزینه‌های دوباره‌کاری در فعالیت‌ها و ساخت تجهیزات

۶) مرحله انجام فعالیت‌ها و خرید تجهیزات و اقلام استاندارد:
الف) مهندسی خرید اقلام استاندارد در برابر عدم تطابق در اقلام استاندارد با نیازهای پروژه
ب) کنترل اقلام حین تحویل در برابر هزینه‌های بازگرداندن اقلام ارسال شده.

۷) مرحله بسته‌بندی:
هزینه بسته‌بندی در برابر هزینه صدمات به محصولات

۸. مرحله انبارداری: هزینه نگهداری اقلام در انبار، هزینه ضایعات نگهداری نامناسب در انبار

۹. مرحله توزیع:
الف) هزینه‌های استفاده از وسایل مناسب برای حمل و نقل و بارگیری در برابر هزینه صدمات به محصولات
ب) هزینه استفاده از وسایل مناسب برای حمل و نقل در برابر هزینه تأخیرات حمل
پ) هزینه بیمه بار در برابر هزینه حوادث حین حمل و بارگیری

۱۰) مرحله نصب: هزینه دوباره‌کاری و تأخیر به دلیل اشکالات در طراحی و اجرا

۱۱) مرحله تحویل پروژه و پایان: هزینه عدم دریافت حسن انجام کار به دلیل کیفیت نامطلوب فرایندها یا تأخیر در تحویل
اکنون با مشخص شدن و دسته‌بندی هزینه فعالیت‌های یک پروژه و نتایج حاصل از اجرای آنها می‌توان درک درستی از آنها داشت و برای پیشگیری از بروز آن هزینه‌ها برنامه‌ریزی کرد. همچنین سیستم‌های مدیریت بهبود فرایند را با رویکرد کاهش و کنترل هزینه‌ها رهبری کرد.



● کنترل فعالیت‌ها و هزینه‌های پروژه
کنترل پروژه به معنی اعمال کنترل برای انجام به موقع و به اندازه فعالیت‌ها و همچنین کنترل هزینه‌های انجام فعالیت‌هاست. در فعالیت‌های پروژه، تخصیص بودجه بیشتر به معنی تخصیص منابع بیشتر و تقویت فعالیت است. برای اعمال کنترل بر انجام فعالیت‌ها، روش‌هایی نظیر چک لیست فعالیت‌ها، نمودار CPM برای تعیین فعالیت‌های بحرانی، نمودار S-CURVE برای تعیین و کنترل درصد پیشرفت واقعی و مقایسه آن با درصد پیشرفت برنامه‌ای استفاده می‌شود، اما این روش‌ها بیشتر بر کنترل انجام فعالیت‌ها مبتنی هستند و کمتر روشی توسعه داده شده است که مربوط به تعیین صورت وضعیت‌های مالی و مرتبط‌سازی آن به کیفیت و کمیت فعالیت‌های پروژه باشد.
مهندسی هزینه‌یابی امکان انجام این مهم را به مدیریت پروژه‌ها می‌دهد. برنامه‌ریزی برای تخصیص منابع به فعالیت‌های پیشگیرانه و فعالیت‌های ارزیابی، مستلزم پیش‌بینی هزینه‌های شکست است. بسیاری از این هزینه‌ها، مثل جریمه تأخیر در تحویل پروژه، در قرارداد ذکر می‌شوند. علاوه بر این می‌توان از سیستم‌های اطلاعات اجرایی برای تخمین هزینه کمک گرفت. نکته مهم در بهینه‌سازی هزینه، توجه به این نکته است که در نهایت نقطه بهینه‌ جایی است که مجموع هزینه‌های پنجگانه ذکر شده در قبل به حداقل برسند. برای دستیابی به این نقطه می‌توان چشم‌اندازهای مختلف از هزینه‌ها و نتایج آنها تدوین و سپس براساس معیار مجموع هزینه‌ها، راهبرد اجرایی پروژه را مشخص و برنامه‌ریزی کرد.

بنابراین مهندسی هزینه‌یابی، روشی ساده ولی پیشرفته برای مدیریت فعالیت‌های پروژه است. اطلاعات تفصیلی و اساسی امکان کنترل، برنامه‌ریزی و تصمیم‌سازی بهتر را برای مدیریت فراهم می‌کند. این ابزار همچنین برای خود ارزیابی مدیریت نیز مورد استفاده قرار می‌گیرد.


نویسنده : مصطفی مؤمنی