در نرم افزار شایگان سیستم عملیات پایان دوره مالی بدین صورت است که ابتدا قبل از انتقال به دوره مالی جدید باید کارهای زیر انجام شود:
1 ) ابتدا از سیستم خود نسخه پشتیبان تهیه نمایید.
2 ) اطلاعات به طور کامل اصلاح شوند و لیستهای کنترلی در قسمت اصلاح مقدماتی باید کنترل شوند.
3 ) در چارت حسابها < اطلاعات کلی، نوع حسابها به درستی تعریف شده باشند. به عنوان مثال نوع حساب فروش باید س -ز -م درآمد انتخاب شده باشد.
4 ) در چارت حسابها، در حقوق صاحبان سهام، برای حسابهای سود و زیان سال جاری (عملکرد) و سود و زیان انباشته (سنواتی) و در قسمت سایر حسابها، تراز افتتاحیه و اختتامیه حساب تفصیلی تعریف شود.
5 ) برای بستن حسابهای موقت از منوی عملیات روزانه < عملیات پایان دوره مالی < گزینه عملیات بستن حسابها انتخاب شود.
6 ) در فرم بستن حسابها، حسابهای سود و زیان عملکرد و انباشته و تراز اختتامیه را تعیین کنید. به صورت اتوماتیک، آخرین سند به عنوان سند بستن حسابها در نظر گرفته میشود.
در این سند، کلیه حسابهای موقت با حساب سود و زیان عملکرد بسته میشوند و حساب سود و زیان عملکرد نیز با حساب سود و زیان انباشته بسته میشود.
7 ) برای انتقال به دوره مالی جدید از منوی عملیات روزانه < عملیات پایان دوره مالی < گزینه انتقال به دوره مالی جدید را انتخاب نمایید.
روش بستن حسابها
در بستن حسابها، حسابهایی که ماهیت موقت دارند، نظیر حسابهای سود و زیان و یا هزینه‌ها صفر میشوند. برای این کار میتوانید به سه صورت عمل کنید.
1 ) بستن حسابها به صورت اتوماتیک
از منوی عملیات روزانه < عملیات پایان دوره مالی <عملیات بستن حسابها را انتخاب کنید.
در عملیات بستن حسابها به صورت اتوماتیک، حسابهای موقت (حسابهایی که نوع حساب آنها س/ ز م است با حساب سود و زیان موقت سال جاری بسته میشوند و حساب سود و زیان عملکرد سال جاری با حساب سود و زیان سنواتی (انباشته) بسته میشود. با انجام این عمل یک سند حسابداری صادر میشود که در هر ردیف از آن یکی از حسابهای موقت به اندازه مانده حساب مربوطه، طوری سند حسابداری صادر میشود که مانده حساب مربوطه صفر شود؛ مثلا اگر حساب A به اندازه 1000 ریال بدهکار بود، این حساب به اندازه 1000 ریال بستانکار میشود که مانده حساب مربوطه صفر شود و طرف مقابل نیز حسابی که به عنوان سود و زیان سال جاری در بالای صفحه انتخاب شده است، در نظر گرفته میشود.
در قسمت شرایط بستن حساب میتوان انتخاب کرد که اگر حساب، تفصیلی شناور باشد یا مرکز هزینه داشته باشد و یا از نوع ارزی باشد این حساب به تفکیک هرکدام بسته شود. مثلا اگر حساب A دو تفصیلی شناور به نام های a1 و a2 داشته باشد یکبار حساب A با مانده حساب a1 بسته میشود و یکبار با ماندهحساب a2 . برای مرکز هزینه و ارزی نیز به همین ترتیب انجام میشود.
2 ) بستن با حسابهای دلخواه
اگر میخواهید حسابهای موقت خود را با حسابی غیر از حساب سود و زیان عملکرد سال جاری ببندید، ازگزینه‌های فرم بالا، بستن حسابها بر اساس حسابهای انتخابی را انتخاب کنید. جدولی باز میشود که تمام حسابهایی که نوع آنها س/ز م انتخاب شده است، نشان داده میشود و حساب مقابل برای بستن قابل انتخاب میباشد. میتوانید با زدن کلید Space از خانه مربوطه نام حساب برای بستن را انتخاب نمایید.
- عملیات بستن حسابها و انتقال به دوره مالی جدید فقط توسط سوپروایزر سیستم ( Administrator )قابل انجام است.
3 ) بستن به صورت دستی
روش سوم، صدور یک سند حسابداری و زدن سند اختتامیه به صورت دستی میباشد. در این روش خود کاربر یک سند حسابداری صادر کرده و در این سند، حسابهای موقت با حسابهای دلخواه بسته میشوند.